Die Agentur ries events sowie das technische Planungsbüro Heimberger VSM haben gemeinsam eine neue Eventplattform lanciert. Dafür wurde auch ein eigenständiges Unternehmen gegründet. Das rein browserbasierte Tool soll die Gäste zu aktiven Mitwirkenden einer Veranstaltung machen. Interaktionsmöglichkeit und intuitive Bedienung ohne zusätzliche Software waren selbst gesetzte Ziele bei der Entwicklung. Chatten, abstimmen und Ausstellungen besuchen funktioniert auch ohne Unterbrechung des Livestream. Wir haben darüber mit Johannes Ries von ries events gesprochen.
BlachReport: Was ist der USP von MeetSmart?
Johannes Ries: Der USP ist für uns ganz klar formuliert. Bei MeetSmart hat der Teilnehmer immer alles im Blick. Der Livestream ist tragendes Element und immer durchgehend sichtbar, ganz egal welche Unterfunktion genutzt wird. Chatten, Abstimmen, Aussteller besuchen, Networking, Inhalte herunterladen – all‘ das macht der Teilnehmer, ohne die Seite verlassen zu müssen und ohne Abbruch des Livestreams. MeetSmart ist browserbasiert, intuitiv bedienbar und soll den Teilnehmer niemals vor eine Herausforderung stellen.
BlachReport: Wie kann MeetSmart genutzt werden – als Abomodell, SaaS oder Lizenzkauf?
Johannes Ries: Hier können wir ebenso eine eindeutige Antwort geben. Wir lassen unsere Kunden niemals mit dem Tool allein, also SaaS. Jede Anfrage ist individuell und bekommt von uns auch individuelle Beratung und im Falle einer Buchung, persönliche und individuelle Betreuung. Jede Veranstaltung wird von uns im Hintergrund live und personell, meist auch vor Ort, betreut.
BlachReport: Welche Features bietet MeetSmart hinsichtlich Teilnehmerverwaltung/-aktivierung, Gamification, Nutzung virtueller Räume, Vergabe von Zugriffsrechten und Schnittstellen zu anderen Programmen?
Johannes Ries: Wir können alle gängigen TN-Registrierungstools vorschalten, sodass ein Log-in nur mit Registrierung/Authentisierung möglich ist. Das ist bei uns auch eigentlich der Standard beziehungsweise meist Kundenwunsch. Einbindung externer Programme ist natürlich immer mit Mehrkosten verbunden, daher bieten wir unseren Kunden an jedem Teilnehmer einen Token zuzuweisen. Dann können wir eine Liste mit Vor-/Nachname, e-Mail Adresse und Token im Backend ablegen, mit welcher dann ein personalisierter Zugang gewährleistet ist.
Wir können beliebig viele Workshop-/Breakouträume einbinden, hierzu nutzen wir ebenfalls unser eigenes Tool MeetSmart-Forum, um Kompatibilität und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Diese Funktion wird ebenfalls bei fast allen Veranstaltungen gewünscht, ob zur virtuellen Kaffeepause oder für schnelle Brainstorming Sessions in Projektgruppen.
Nahezu alle Programme können via iFrame bei MeetSmart eingebettet werden. Wir nutzen beispielseise häufig ‚Slido‘, ‚Mentimeter‘ oder auf einem kommenden Landesparteitag die zertifizierte Wahlsoftware ‚VotesUp‘.
Gamification ist ebenfalls möglich, wird meist von uns aber inhaltlich eingeplant. Das ist auch hier via iFrame möglich. Sind aber meistens spezielle Wünsche, auf die wir dann eingehen.
BlachReport: Gibt es Schulungen, Workshops und – für den Fall der Fälle – eine Hotline, um MeetSmart effektiv einsetzen zu können?
Johannes Ries: Schulungen sind eigentlich kaum notwendig, dennoch bieten wir diese im Bedarfsfall auch an. In der Regel ist es jedoch so, dass wir jede Veranstaltung in persona betreuen und technischen Support bieten. Hier liegt auch ein großer Vorteil. MeetSmart ist eng mit unser Full-Service-Eventagentur verknüpft, unsere Leistungen sind also nicht nur rein technischer Natur. Wir bieten immer einen Rundum-Service an. Technischer Support ist ohnehin inbegriffen. Der Kunde darf aber Funktionen wie Newsfeed und Chat gerne selbst moderieren, dafür wird er über unser Dashboard angelernt.
BlachReport: Lässt sich MeetSmart DSGVO-konform nutzen?
Johannes Ries: MeetSmart ist DSGVO-konform. Unsere Server sind nicht nur in Deutschland gehostet, wir haben auch vollen Verwaltungszugriff hierauf. Der Datenzugriff- und Durchsatz liegt bei uns allein. Wir können Datenraten steuern und adhoc die Leistung hochfahren – im Falle von unerwartet mehr Teilnehmern. Wir zeichnen im Hintergrund nichts mit, das kann aber auf ausdrücklichen Wunsch geschehen, wenn zum Beispiel die VA im Nachgang als Mitschnitt zur Verfügung gestellt werden soll. Wir erfüllen tatsächlich mehr Vorschriften zum Einhalten der Datensicherheit als der Gesetzgeber verlangt.
BlachReport: Welche Rolle spielen Eventplattformen nach dem Ende der Pandemie?
Johannes Ries: MeetSmart ist und bleibt fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit im Veranstaltungswesen. Wir werden alle zukünftigen Live-Veranstaltungen parallel auch digital anbieten. Auch wenn die Situation in Zukunft wieder volle Locations zulässt, wird es doch einige geben, die nicht mehr anreisen möchten oder schlichtweg verhindert sind. So soll jeder die Möglichkeit bekommen, unabhängig von Aufenthaltsort oder Zeitzone, einer Veranstaltung beizuwohnen. Einige Veranstaltungen werden auch dauerhaft digital bleiben, das haben uns Kunden bereits bestätigt. Manche Formate bieten sich dafür wunderbar an. Die Vorteile liegen auf der Hand. Kostenattraktivität, Unabhängigkeit und Planungssicherheit sind hier wichtige Stichworte.
BlachReport: Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen.
