Die Anfrage seitens des Regierungspräsidium Karlsruhe, Messehallen für die Aufnahme von ukrainischen Kriegsflüchtlingen zu nutzen, war noch keinen Tag alt, als sich am 16. März ein Stab zusammenfand. Hand in Hand mit dem Regierungspräsidium, der Stadt Rheinstetten, dem DRK und der zuständigen Branddirektion erarbeiteten Mitarbeitende der Messe Karlsruhe einen ausgefeilten Maßnahmen- und Zeitplan, so dass bereits ab dem 21. März Flüchtende in der dm-arena untergebracht werden konnten.
Aufbauend auf den Erfahrungen aus dem August 2015, als bereits Flüchtende aus dem Syrien-Krieg in den Hallen untergebracht waren, konnten schnell die Bedarfe ermittelt werden. Eine erste Grobplanung für die dm-arena stand bereits am 17. März. Vorgesehen sind bauliche Einheiten für jeweils 4 und 6 Personen, damit die Geflohenen, die meistenteils Frauen und Kinder sind, eine Privatsphäre haben. Ein Fünftel der dm-arena ist als „Gemeinschaftsfläche“ vorgesehen, ausgestattet mit Tischen und Stühlen. Die vorhandene Infrastruktur der dm-arena wird beispielsweise um Duschcontainer, Handy-Ladestationen, Wickelstationen und Spielmöglichkeiten für Kinder erweitert. Das vorhandene W-LAN wurde verstärkt, der Ablauf der Aufnahme der Geflüchteten, Bewachung, Reinigung, Klimatisierung, Müllentsorgung und Catering organisiert.
Dazu Britta Wirtz, Geschäftsführerin der Messe Karlsruhe: „Die Messe Karlsruhe hilft hier mit ihrem Know-how, Personal und materiellen Ressourcen beim schnellen Aufbau von großen Infrastrukturen. Wir und unser Netzwerk an Servicepartnern sind zur Stelle, wenn Kommune oder Region unsere Hilfestellung benötigt. Das haben wir 2015 bei der ersten Flüchtlingskrise bewiesen. Und 2021 beim schnellen Aufbau der Impfzentren an der Messe und in der Schwarzwaldhalle erneut gezeigt.“
