Die Agenda eines Meetings ist nicht das einzige Kriterium, das dessen Erfolg ausmacht. Damit ein Meeting reibungslos abläuft, muss die passende Ausstattung und ausreichend Platz dafür vorhanden sein. Dadurch wird nicht nur der Ablauf des Treffens unterstützt, sondern auch die Motivation der Teilnehmer gesteigert.
Welche Ausstattung benötigt ein guter Meetingraum?
Erste Frage: Wofür wird der Raum genutzt?
Es gibt keine Ausstattung, die zwangsweise in jedem Meetingraum vorhanden sein muss. Was genau notwendig ist, hängt damit zusammen, wofür der Raum genutzt wird.
Der Zweck eines Meetings gibt etwa vor:
- wie viele Personen sich dort aufhalten werden,
- wie groß der Raum sein muss,
- wie viele und welche Möbel man benötigt und
- welche Hilfsmittel notwendig sind.
Deshalb sollte man vor der Planung eines Meetingraums zuerst überlegen, welche Form er für den eigenen Zweck annehmen muss.
Zweite Frage: Passt der Meetingraum ins eigene Gebäude?
Anhand des Zwecks und der Vorgaben für den Raum entscheidet sich, ob es möglich ist, den Meetingraum in den eigenen Büroräumen einzurichten. Grenzen entstehen, wenn man keinen Raum mit der passenden Größe hat, um die notwendigen Teammitglieder dort zeitgleich bequem versammeln zu können. In diesem Fall muss man alternative Lösungen suchen.
Meetingraum auf Miete: Alternativen zum eigenen Meetingraum
Wenn das eigene Büro nicht die richtigen Voraussetzungen hat, kann es sich lohnen, Meetingräume zu mieten. In vielen Städten haben sich dafür spezialisierte Services aufgetan. Der Anbieter Goodspace bietet etwa eine große Auswahl an Meetingräumen für verschiedene Zwecke in Heidelberg, Mannheim, Speyer oder Karlsruhe.
In Karlsruhe findet man 14 Meetingräume (www.goodspaces.de/karlsruhe/meetingraum) in verschiedenen Größen, mit unterschiedlicher Gestaltung und variierender Ausstattung. So kann man den passenden Raum für den eigenen Zweck aussuchen: von eleganten Räumen für Workshops für bis zu 60 Personen bis zu einem Web-Meeting-Space mit der passenden technischen Ausstattung für 3 Teilnehmer vor Ort.
Die Kosten für diese beiden Optionen liegen bei 720 € ganztags / 500 € halbtags und 120 € ganztags / 80 € halbtags. Dafür, dass dort bereits hochwertige Ausstattung und alle technischen Hilfsmittel vorhanden sind, können sich diese Preise im Vergleich zu einem eigenen Meetingraum lohnen.
Überdies kann man Zusatzausstattung und Verpflegung hinzubuchen. Community-Mitglieder erhalten dabei besondere Tarife und Buchungsoptionen.
Die richtige Ausstattung für den Meetingraum
Wenn man den Platz und die Mittel hat, selbst einen Meetingraum einzurichten, sind die folgenden Gestaltungselemente wichtig:
Sitzmöbel & Arbeitsflächen
Je nach Zweck und Teamgröße benötigt man eine bestimmte Menge an Sitzmöbeln und Arbeitsflächen.
- Benötigen Arbeitnehmer mobile Endgeräte, muss die Arbeitsfläche auch ausreichend groß sein und Kabelmanagement sowie Bewegungen bei der Bedienung noch erlauben.
- Sind nur Notizen gefragt, ist dafür weniger Arbeitsfläche notwendig. Ganz sollte man aber nicht auf Tische verzichten. Sie kommen auch für Unterlagen und Getränke zum Einsatz.
Für die oft stundenlangen Meetings ist es wichtig, dass die Sitzmöbel ergonomisch sind. Welche Art von Stuhl man sich leisten kann, hängt mitunter von dem Platz ab, den man neben der Arbeitsfläche anhand der Team- und Raumgröße dafür noch zur Verfügung hat.
Beleuchtung & Belüftung
Bei der Beleuchtung ist zu beachten, dass Menschen häufig viel Zeit in dem Raum verbringen.
- Wenn Unterlagen genutzt werden, muss das Licht hell genug sein, dass jedes Teammitglied Texte noch gut lesen und Notizen machen kann.
- Zu grelles Licht übt sich aber schnell negativ auf unsere Augen aus. Werden Computer und andere Bildschirme genutzt, dürfen die Lampen zudem nicht zu störenden Spiegelungen führen.
Es kann sich lohnen, Lampen einzurichten, die bei Bedarf die Lichtwärme und -intensität verändern können.
- Fenster oder Belüftungsanlagen sind hilfreich, um den Raum mit Sauerstoff zu versorgen, damit die Aufmerksamkeit der Zuhörer anhaltend hoch bleibt.
Gestaltung
Die optische Gestaltung des Raums ist wichtig für die Wirkung, die er auf Menschen hat. Im besten Fall ist das Design des Raums an die Firmenidentität und -philosophie angepasst.
- Je nach Einstellung der Firma und ihrer Angestellten kann der Raum gemütlicher oder minimalistischer eingerichtet werden.
Wenn Geschäftspartner in dem Raum empfangen werden, spielt es eine Rolle, wie hochwertig der Raum wirkt, um einen besonders guten und professionellen Eindruck zu hinterlassen. Wird der Meetingraum nur für alltägliche, interne Meetings genutzt, kann er stattdessen an den Anspruch des Unternehmens angepasst werden.
Für das Betriebsklima kann es sich dennoch lohnen, Geld in hochwertige Ausstattung zu investieren, damit sich Mitarbeiter dort wohlfühlen und ihre Motivation gesteigert wird.
Technik
Meetings werden häufig durch Präsentationen begleitet, für die technische Geräte notwendig werden. Dazu gehören unter anderem Beamer oder Präsentationsbildschirme und Audioanlagen. Mit dem verstärkten Aufkommen von Remote-Meetings über das Internet wird eine Hightech-Web-Meeting-Ausstattung immer wichtiger.
Der Raum benötigt:
- Beamer
- Kameras
- Mikrofone
- Präsentationsflächen oder Bildschirme
- geeignete Anschlüsse
- WLAN oder LAN-Verbindungen
- Möglichkeiten des Kabelmanagements
- Platz für diese Gegenstände, sowohl für die Aufbewahrung als auch für die Nutzung
Funktionalität
Ein Raum mit den passenden Möbeln und Co. ist wenig wert, wenn er nicht die passende Funktionalität ermöglicht.
- Hat der Raum etwa keine Möglichkeit der Abdunklung, sind Präsentationen nur unter erschwerten Umständen möglich.
- Sind Steckdosen nur an einem Ende des Raums verfügbar, können Elektrogeräte nicht effektiv angeschlossen werden.
Es gibt viele hilfreiche Gestaltungselemente, die die Funktionalität eines Meetingraums steigern können. Dazu gehören bewegliche und magnetische Wände, mit denen die Größe des Raums flexibel angepasst werden kann – oder Stühle, die sich platzsparend stapeln lassen.
Grundlegend ist es wichtig, dass:
- der Raum genug Platz hat, um sich gut darin bewegen zu können,
- die Sicht auf Präsentationsbildschirme nicht eingeschränkt wird und
- alle Geräte an der passenden Stelle für ihre Anwendung genutzt werden können, ohne Teilnehmer anderweitig zu behindern.
Fazit
Ein guter Meetingraum wird anhand des Zwecks geplant, für den der Raum genutzt wird. Kleine Teams und interne Planungen verlangen nach anderen Räumlichkeiten als digitale Konferenzen mit einem starken Anspruch an die technologische Ausstattung. Wer keinen passenden Platz für einen Meetingraum im eigenen Büro hat, kann dafür auf Meetingräume zum Mieten zurückgreifen. Sie sind bereits perfekt für den jeweiligen Zweck ausgestattet.
Grundsätzlich benötigt der Raum genügend Platz und die passende Ausstattung, um ohne Einschränkungen genutzt werden zu können. Die Gestaltung, Beleuchtung und Lichtzufuhr sind wichtig für die Wirkung und das Energielevel der Teilnehmer. Speziell bei einem technologischen Fokus müssen zudem die entsprechenden Anschlüsse und Co. vorhanden sein.
