Die Geschäftsreise-Buchungsplattform TravelPerk hat eine Reihe von Personalern und Travel Managern befragt, um Trends beim Teambuilding herauszufinden. Dabei wandte sich das Unternehmen an Firmen mit 1-25 Mitarbeitern bis hin zu mehr als 1.000. Im Rahmen der Studie wollte TravelPerk herausfinden, wie Firmen ihre Veranstaltungen planen, wie sie sie organisieren und wie oft sie die Teams zusammenbringen. Teilgenommen haben rund 125 Unternehmen aus den unterschiedlichsten Ländern weltweit.
81 % der Befragten gaben an, mehr persönliche Veranstaltungen als in den letzten zwölf Monaten zu organisieren. Die beliebtesten Veranstaltungsarten dabei sind Team-Lunches und -Dinner (70 %). Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer Location ist die Nähe zum Büro (33 %). Bei der Organisation legen die Befragten vor allem Wert darauf, dass sie das Budget einhalten (62 %), Aktivitäten planen, die Spaß machen (49 %) und dass so viele Teilnehmer wie möglich dabei sind (37 %). Als größte Herausforderung bei der Veranstaltungsplanung sehen sie Änderungen in letzter Minute (37 %).
Ob Remote-, Hybrid- oder reines Präsenzteam: Die Untersuchung zeigt, dass alle Arten von Teams zu Unternehmensveranstaltungen zusammenkommen und die meisten dies sogar in regelmäßigen Abständen tun. Mehr als ein Viertel der Unternehmen gab an, dass sie sich gerne einmal im Monat treffen, während 22 % es vorziehen, alle drei Monate zusammenzukommen. Etwa 9 Prozent setzen sogar auf wöchentliche Treffen.
Beinahe 70 % der Befragten gaben an, dass Team-Lunches oder -Abendessen eine beliebte Veranstaltungsoption sind, während fast 60 % angaben, dass sie saisonale Feiern wie eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest planen.
Die Hälfte der Befragten sagte aus, dass sie teambildende Aktivitäten planen – 46 % setzten auf ungezwungene Treffen nach der Arbeit und 44 % planen Workshops.
Wenn es um die Organisation von Reisen geht, gehen Planer in der Regel den klassischen Weg: Die meisten Unternehmen verwenden entsprechend keine speziellen Tools für die Zusammenarbeit, um ihre Veranstaltungen zu organisieren. 79 % nutzen E-Mails und 58 % den Outlook-Kalender. Um die Planung interner Get-Together zu erleichtern, bietet TravelPerk das Tool TravelPerk Events an. Es hilft bei der Planung und bietet Firmenbuchungstarife und Kommunikationswege.
Bei der Wahl des Veranstaltungsortes legen die meisten Unternehmen Wert auf eine bequeme und zentrale Lage. Aber auch die Wahl eines interessanten Ortes hat hohe Priorität. Fast 13 % der Befragten nannten dies als wichtigstes Kriterium, das andere Faktoren wie Preis und Unterkunftsmöglichkeiten aussticht.
Planer wissen, wie wichtig es ist, während einer Firmenveranstaltung im Rahmen des Budgets zu bleiben. Die Kosten für die Buchung von Veranstaltungsorten, Transportmitteln und Hotels können sich bekanntermaßen summieren. Es überrascht daher nicht, dass beinahe 62 % der Befragten angaben, dass die Einhaltung des Budgets zu den drei wichtigsten Punkten bei der Organisation einer Teamveranstaltung gehört. Weitere Aspekte sind die Planung von unterhaltsamen Aktivitäten, die Steuerung der Teilnehmerzahl sowie die Auswahl guter Verpflegungsmöglichkeiten.
Die größte Herausforderung ist der Umgang mit Änderungen in letzter Minute, den 38 % der Befragten als „schwierig“ einstuften. Weitere Hürden waren die Suche nach Terminen, die für alle Beteiligten passen (34 %), die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort (22 %) und das Einhalten des Budgets (22 %).
Für die Reisekomponenten von Teams, die aus verschiedenen Orten anreisen, hält TravelPerk seit einiger Zeit sein Produkt FlexiPerk bereits. User können damit zum Beispiel gegen eine geringe Gebühr Flüge, Hotels oder Züge erstatten lassen und erhalten dabei mindesten 80 % des jeweiligen Betrages zurück. Damit bietet FlexiPerk eine durchschnittliche Ersparnis von 40 % verglichen mit den marktüblichen Tarifen und gestaltet die häufig auftretenden Änderungen in letzter Minute deutlich wenig stressig für die Organisatoren.
