Vom 23. bis zum 25. Juni drehte sich auf dem Messegelände in Hannover alles um den Bulli von Volkswagen Nutzfahrzeuge (VWN) und seine Nachfolgemodelle. Angefangen beim VW T1 bis hin zum T7 und schließlich dem ID. Buzz reihte sich ein Wagen an den nächsten. Für das VW Bus Festival 2023 kamen über 6.000 Fahrzeuge aus aller Welt – jedes einzelne davon ein VW Fabrikat – in Hannover zusammen.
Die event it AG konnte sich als Full-Service-Eventagentur mit einem ganzheitlichen Konzept im Pitch um das VW Bus Festival 2023 durchsetzen und übernahm den Lead für die gesamte Planung und Steuerung aller Prozesse der Großveranstaltung. Für das VW Bus Festival 2023 kamen über 6.000 Fahrzeuge aus aller Welt – jedes einzelne davon ein VW Fabrikat – in Hannover zusammen.
Mit Event, IT und Personal waren alle Units der Veranstaltungsagentur aus Hannover in das Projekt eingebunden. In jeden Bereich des Festivals integriert verantwortete event it unter anderem die Auswahl und Anfrage von Kooperationspartnern und Ausstellern, die Gewerke-Ausschreibung und -Beauftragung in Abstimmung mit VWN sowie die Konzeption und Umsetzung des gesamten Unterhaltungs- und Bühnenprogramms auf dem Festival.
Auch der Betrieb und die technische Umsetzung des Ticketshops inklusive Teilnehmermanagement wurden durch event it realisiert, genauso wie die Koordination und Betreuung von über 12.000 Campern sowie die Planung und Umsetzung eines dazugehörigen Verkehrskonzepts für mehr als 10.000 Fahrzeuge und unterschiedliche Camping-Zonen.
Nach dem Szene-Treffen 2007, bei dem Volkswagen Nutzfahrzeuge anlässlich des 60-jährigen Bulli Jubiläums zum ersten Mal als Veranstalter tätig wurde, waren die Ansprüche und Erwartungen an das diesjährige Event hoch. Das Festival sollte als Dankeschön an die Bulli Community und an die treuen Kunden dienen, aber auch Fans und Fahrzeuge vereinen. Und so bekam die Bulli Gemeinde ihre ganz eigenen Rampenlichtmomente auf der Bühne und in der Stadt.
Ein Konvoi vom VW Werk in Stöcken führte ausgewählte Fahrzeuge durch die Innenstadt Hannovers bis zum Messegelände, über die Bühne und an den Besuchern des Events vorbei. Zusätzlich richteten auch die Show & Shine Wettbewerbe, deren Jury in 16 unterschiedlichen Kategorien Fahrzeuge und Gäste mit einem Festival-Pokal prämierte, das Scheinwerferlicht auf die Bulli Community.
Bulli Fans aus über 48 Ländern konnten auf dem Camping-Gelände sowie als Teil des Bühnenprogramms eine Vielzahl an Top-Modellen der unterschiedlichen VW Bus Generationen bewundern oder sich auf dem Teilemarkt zu Originalbauteilen für ihren Camping-Bus beraten lassen. Die Club-Area mit diversen internationalen Bereichen bot zudem einen Raum für Begegnung und Austausch mit Gleichgesinnten „über das Leben im Van“.
Auch für Gäste außerhalb der Bulli Szene – für Familien, Kinder und weitere Besucher – bot das VW Bus Festival einige Highlights. So gaben am Samstag Zoey Wees, Rea Garvey und Die Fantastischen Vier auf der großen Festivalbühne ihr Konzert. Als nachhaltigere Alternative zum Feuerwerk folgte eine beeindruckende Drohnenshow mit mehr als 300 Drohnen über den Messehallen Hannovers. Verschiedene Workshops, der Kids Club sowie das Programm mit bekannten Kinderstars und Animateuren lockten am Sonntag vor allem Familien auf das Festivalgelände. Welcome Packages für die Camper und eine umfangreiche Merchandise-Kollektion, beides durch event it mitentwickelt, boten außerdem die Möglichkeit, ganz unterschiedliche Erinnerungsstücke an das Event zu erwerben.
Die vielen unterschiedlichen Bestandteile des Festivals machten die Veranstaltung zu einer anspruchsvollen Mischung aus verschiedenen Eventformaten, die es aufeinander abzustimmen und zu koordinieren galt. Damit neben Messe, Konzerten und Familienveranstaltung auch das Camping auf dem rund 1.000.000 qm großen Gelände stattfinden konnte, musste ein komplexes Sicherheitskonzept entwickelt werden, die sanitären Einrichtungen geplant sowie die Stellplatzaufteilung und Wegeführung bis ins Detail im Vorfeld festgelegt werden. Die Parkplätze des Messegeländes wurden für die Zeit der Veranstaltung in Camping-Plätze umgewandelt.
Das Personal für die Akkreditierung von rund 6.000 Fahrzeugen, 80.000 Besuchern, über 280 VIP- und Presse-Gästen sowie rund 2.370 Crew-Mitgliedern wurde ebenfalls durch event it gestellt. Insgesamt waren über 200 Hosts und Hostessen aus der eigenen Personal Unit für das Festival im Einsatz.
Eine der großen Besonderheiten des VW Bus Festivals 2023 war die Integration nachhaltiger Lösungsansätze im Eventmanagement, denen sowohl kunden- als auch agenturseitig eine sehr hohe Bedeutung zugesprochen wurde. Eine unabhängige Arbeitsgruppe entwickelte geeignete Instrumente zur Kompensation der Festival-Emissionen. Rund 50 Maßnahmen, darunter ein vegetarisches Crew-Catering, die Verwertung aller Speisereste, Mehrweggeschirr beim Public Catering, die Nachnutzung von über 1.000 qm Bannern sowie die im Veranstaltungsticket beinhaltete Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs, stellten sicher, dass in den unterschiedlichen Bereichen des Festivals ressourcenschonend agiert werden konnte und ein ganzheitlicher Ansatz für das Thema Nachhaltigkeit umgesetzt wurde. Es war zudem ein Awareness-Team der Johanniter-Unfall-Hilfe vor Ort, das die Festivalgäste als Ansprechpartner unterstützte und ihnen bei Bedarf einen gesonderten Rückzugsort bot. Durch die Nachhaltigkeitsmaßnahmen konnten über den gesamten Veranstaltungszeitraum am Ende rund 58 Tonnen CO2-Äquivalente eingespart werden.
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