Teilen macht glücklich – das sagt man zumindest im Volksmund öfter. Doch gilt das auch für den eigenen Arbeitsplatz? Immer mehr Unternehmen setzen auf Desk Sharing, da nicht alle Schreibtische jeden Tag vom gleichen Mitarbeitenden gebraucht werden. Damit es beim Teilen von Arbeitsplätzen nicht zu ständigen Streitigkeiten kommt, müssen Unternehmen einige Aspekte berücksichtigen.
Was ist eigentlich Desk Sharing?
Desk Sharing ist eine Form des flexiblen Arbeitens, die ursprünglich im Silicon Valley in den USA etabliert wurde. Konkret geht es darum, dass ein Schreibtisch nicht mehr nur einem Mitarbeitenden gehört, sondern geteilt wird. Das bedeutet, dass an unterschiedlichen Tagen unterschiedliche Personen dort arbeiten. Unternehmen entscheiden sich für dieses System, da durch zunehmende Home-Office-Arbeitsplätze weniger Schreibtische im Betrieb gebraucht werden.
Durch eine Software, etwa die Desk Sharing App Flexopus, können sich Mitarbeitende einen Tag vorher einen bestimmten Arbeitsplatz buchen und für einen festen Zeitraum reservieren. So kommt es nicht zu Streitigkeiten, wer an welchem Platz sitzt. Auch das kreative Miteinander soll durch die Abwechslung gefördert werden.
Diese Unternehmen können vom Desk Sharing profitieren
Desk Sharing ist grundsätzlich in allen Unternehmen sinnvoll, in denen Remote Work angeboten wird und in denen nicht alle Mitarbeitenden zum gleichen Zeitpunkt immer im Büro sein müssen. Also beispielsweise dann, wenn im Schichtdienst gearbeitet wird oder wenn sich viele Kollegen im Homeoffice befinden. Auch, wenn ein großer Teil der Arbeit im Außendienst stattfindet, ergibt es Sinn, Schreibtische zu teilen.
Natürlich gibt es auch Teilbereiche im Unternehmen, die es nicht zulassen, flexible Arbeitsplätze oder Arbeitszeitmodelle zu etablieren. Beispielsweise muss der Kundensupport immer von 9 bis 17 Uhr besetzt sein, die jeweils zuständigen Mitarbeiter kommen also immer zur gleichen Zeit ins Büro und brauchen einen festen Arbeitsplatz.
Tipp: Wenn sich ein Unternehmen noch unschlüssig ist, ob Desk Sharing in einer Abteilung einen Mehrwert bringt, lohnt es sich, dies erst einmal zu testen. Dank moderner Software kann ein Büro innerhalb weniger Stunden in geteilte Arbeitsplätze umgewandelt werden.
Wichtige Voraussetzungen für Desk Sharing im Überblick
Das Teilen von Arbeitsplätzen ist immer mit einem gewissen Konfliktpotenzial verbunden. Damit der Arbeitstag jedoch reibungslos und ohne Unstimmigkeiten funktioniert, müssen die folgenden Aspekte geklärt werden:
Organisatorische Struktur: Zunächst muss allen Mitarbeitenden klar sein, warum nun auf Shared Desks umgestiegen wird und welche Vorteile das bringt. Der sprichwörtliche „Sprung ins kalte Wasser“ ist keine gute Idee, denn dies führt zu Unsicherheiten und Unzufriedenheit bei den Kollegen. Zudem muss die Arbeit digital organisiert sein, beispielsweise durch Cloudlösungen und digitale Kollaborationssoftware.
Entscheidende Ausstattungsmerkmale: Höhenverstellbare Tische und flexibel anpassbare Stühle sind die beiden wichtigsten Ausstattungsmerkmale an einem Shared Desk. Nur so können alle Mitarbeitenden gleich gut arbeiten, auch wenn sie körperlich unterschiedliche Voraussetzungen mitbringen. Selbstverständlich ist auch die technische Ausstattung wichtig, denn ohne Laptops, gutes WLAN und Licht funktioniert hybrides Arbeiten nicht.
Abschließender Tipp: Für das Desk Sharing braucht es klare Regeln. Beispielsweise, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter den Tisch wieder aufräumen muss (White-Desk-Prinzip), wenn er den Arbeitsplatz verlässt. Zudem sollten feste Zeitslots etabliert werden, damit die gemeinsamen Ressourcen fair aufgeteilt werden. Schlussendlich sollte auch die Privatsphäre nicht zu kurz kommen – vertrauliche Gespräche also lieber in einem anderen Raum führen.
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