Verdreifache Deine Wirkung im Daily Business – Mit KI zu mehr Effizienz, Qualität und Kreativität im Eventmanagement. Ein Artikel von Patric Weiler – Die KI-Zukunftskolumne im BlachReport Teil 4, powered by eBrain.
- Warum Zeit der größte Hebel in der Eventbranche ist
Die Eventbranche ist ein Hochgeschwindigkeitsbusiness. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen, unerwartete Hürden – und den ständigen Spagat zwischen strategischer Kreativität und operativer Exzellenz.
Doch hier liegt das Dilemma: Während wir innovative Konzepte entwickeln, ertrinken wir im Tagesgeschäft. Zu viele Meetings, zu viele manuelle Prozesse, zu viele wiederkehrende Aufgaben.
- Wo bleibt die Zeit für echte Innovation?
- Wie halten wir Schritt mit der steigenden Komplexität?
- Und wie schaffen wir es, kreativen Spielraum zu gewinnen, ohne an Effizienz zu verlieren?
Hier kommt KI ins Spiel. Aber nicht als Ersatz für menschliche Expertise – sondern als Verstärker.
In Teil 2 dieser Kolumne haben wir gesehen, wie KI die Konzeptentwicklung unterstützt. Doch eine brillante Idee allein reicht nicht. Heute geht es um den nächsten entscheidenden Schritt: Wie Eventprofis KI nutzen können, um ihr Daily Business zu optimieren – und sich endlich wieder auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt.
- Wo die größten Engpässe entstehen – und wie KI sie auflöst
Events sind eine präzise Choreografie aus unzähligen Bausteinen – und jeder Fehler, jede Verzögerung, jede manuelle Hürde kann das Gesamtkunstwerk gefährden.
Der Schlüssel zur Exzellenz? Nicht mehr arbeiten, sondern intelligenter arbeiten.
Hier sind einige der größten Herausforderungen – und wie KI sie gezielt entschärft:
Präsentationen & Pitch-Dokumente in Minuten statt Stunden
Tools: Gamma.app, Tome, Beautiful.ai und andere
Jeder Pitch entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Doch oft bleibt kaum Zeit, eine Präsentation in Perfektion auszuarbeiten.
KI-generierte Präsentationen helfen dabei, aus Stichpunkten, Daten und Design-Richtlinien innerhalb von Minuten ein professionelles, visuell beeindruckendes Pitchdeck zu erstellen – ohne in manueller Feinarbeit unterzugehen.
Der Mensch bleibt der kreative Kopf, die KI übernimmt den Rest.
Intelligente Recherche & Lieferantenmanagement
Tools: ChatGPT Deep Research, Google Gemini, Perplexity AI und andere
Stundenlange Recherchen gehören der Vergangenheit an. KI kann tausende Quellen analysieren, Anbieter vergleichen und anhand individueller Kriterien Vorschläge für Locations, Speaker oder Catering erstellen.
Doch hier ist ein entscheidender Punkt: KI allein trifft keine Entscheidung – das bleibt die Aufgabe des Menschen.
Der Eventprofi bleibt der strategische Filter, der die KI-Ergebnisse interpretiert, bewertet und final auswählt.
Briefings für Gewerke – präzise, effizient und auf den Punkt
Tools: ChatGPT, Claude, Custom GPTs und andere
Technik, Catering, Showproduktion – jeder Gewerke-Partner braucht klare, standardisierte Briefings, die trotzdem individuell genug sind, um alle relevanten Details abzudecken.
KI kann Briefings generieren, aber die menschliche Erfahrung entscheidet über die Feinheiten.
Denn nur Eventprofis wissen, welche Fragen wirklich wichtig sind – und wo ein Haken im System lauert.
Teilnehmer- & Kontingentmanagement mit KI
Tools: eBrain, Bizzabo, Stova und andere
Event-Teilnehmer sind keine Datensätze – sie sind Gäste, Partner, potenzielle Kunden. Und ihr Erlebnis entscheidet über den Erfolg einer Veranstaltung.
KI kann helfen, No-Show-Raten zu reduzieren, Hotelkontingente intelligent zu verwalten und Teilnehmerbewegungen zu analysieren – doch es ist der Mensch, der entscheidet, was diesen Zahlen folgt.
Technologie liefert Insights – der Mensch setzt sie strategisch um.
Vertrags- & Budgetkontrolle – mit KI alles im Griff
Tools: Neuroflash, Predictive Budgeting AI, HubSpot u.a.
Budgetüberschreitungen sind der Albtraum jedes Eventmanagers. Doch in den meisten Fällen entstehen sie nicht durch schlechte Planung, sondern durch unvorhersehbare Entwicklungen.
KI kann helfen, Budgets zu überwachen, Risiken frühzeitig zu erkennen und smartere Finanzentscheidungen zu treffen.
Doch das Bauchgefühl eines erfahrenen Projektleiters bleibt unersetzlich.
Abrechnung & Reporting – weniger Verwaltungsaufwand, mehr Klarheit
Tools: QuickBooks AI, Xero AI, Predictive Finance AI u.a.
Einer der größten Zeitfresser in Eventagenturen: Manuelle Abgleiche von Rechnungen, Budgetkontrolle und finale Abrechnung.
KI kann Fehlerquellen eliminieren, Prozesse beschleunigen und automatisch präzise Reports erstellen – aber sie kann nicht den Überblick eines erfahrenen Eventprofis ersetzen.
Die besten Ergebnisse entstehen immer im Zusammenspiel von Mensch und Maschine.
- Die Kunst der intelligenten KI-Nutzung – Warum Daten der Schlüssel sind
Um KI wirklich effektiv zu nutzen, müssen die Datenquellen stimmen.
Es gibt drei zentrale Arten von Daten:
- Strukturierte Daten → Tabellen, CRM-Einträge – perfekt für Analysen & Automatisierung.
- Unstrukturierte Daten → PDFs, E-Mails, Textdokumente – benötigen KI zur Kontextanalyse.
- Dynamische Datenpools → Data Warehouses & Data Lakes – die Zukunft der Echtzeit-KI.
Wer KI nutzen will, muss seine Datenstruktur verstehen – und optimieren.
- Fazit: Jetzt starten – mit Strategie und Plan
Die Eventbranche verändert sich. KI wird nicht „irgendwann“ relevant – sie ist es schon jetzt.
Aber: Niemand muss alles auf einmal umsetzen.
Die besten Ergebnisse entstehen schrittweise:
- Entwickle (D)eine KI-Strategie, (D)einen Fahrplan
- Mit einem Bereich starten – sei es Pitch-Präsentationen, Teilnehmermanagement oder Budgetkontrolle.
- Prozesse sukzessive optimieren – anstatt alles auf einmal umzukrempeln.
- Menschliche Expertise mit KI kombinieren – für maximale Wirkung.
💡 Die Agenturen und Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich klare Wettbewerbsvorteile.
💡 Wer wartet, wird zurückfallen.
Und genau das ist der Punkt: KI ist ein mächtiges Instrument – aber ohne eine zukunftsstarke Strategie, bleibt sie ein punktuelles Werkzeug.
🚀 Lass‘ uns gemeinsam herausfinden, wie KI Dein Eventbusiness transformieren kann – melde Dich für ein Erstgespräch!
Die Zukunft gehört denen, die den Mut haben, sie zu gestalten.
Jetzt ist der perfekte Moment, KI strategisch und mit Bedacht einzusetzen.
Denn Events sind nicht einfach Organisation. Sie sind Erlebnisse. Und die besten Erlebnisse entstehen, wenn Technologie und Mensch perfekt zusammenspielen.
Willkommen in der Zukunft. Willkommen in der Ära smarter Events. 🚀
Über den Autor Patric Weiler – AI powered Business Transformation
Patric Weiler unterstützt Unternehmen als Berater, Trainer und Umsetzer bei der Integration von Künstlicher Intelligenz, digitalen Strategien und Business-Transformation. Sein Fokus liegt weiterhin auf der Optimierung von Positionierung, Marketing und Vertrieb, um Wachstum, Effizienz und Kundenerlebnisse nachhaltig zu steigern.
Seit 1996 in der Eventkommunikation tätig, gehört Patric Weiler zu den prägenden Köpfen der digitalen Transformation der Kommunikationsbranche. Als Mitgründer und CEO von 7th Sense, einer der ersten crossmedialen Agenturen Europas, gestaltete er früh die Verbindung von Event- und Online-Marketing. Später steuerte er als Strategieleiter und stellvertretender Deutschlandchef von American Express Meetings & Events die strategische Ausrichtung des Unternehmens und führte für die Agentur Proske die virtuelle Eventplattform magnid ein.
Heute berät er mit seinem Beratungsunternehmen pwbc Unternehmen und Agenturen bei der Implementierung von KI, digitalen Strategien sowie Positionierung, Marketing und Vertrieb. Er ist mehrfach ausgezeichneter Branchenexperte, Mitglied der BrandEx Expertenjury und arbeitete bereits für diverse internationale Top-Marken wie Siemens, eBay, SAP, BMW, die Deutsche Bundesregierung, das Goethe Institut und Kempinski.
Weitere Infos auf der Website von Patric Weiler www.pwbc.de oder via Mailanfrage an pw@pwbc.de.
Über eBrain
eBrain will die Eventbranche als weltweit erstes KI-gestütztes Teilnehmermanagementsystem revolutionieren. Mit innovativen Automatisierungslösungen verschlankt eBrain komplexe Prozesse wie Teilnehmerregistrierung, Check-in, Kontingentmanagement und Datenauswertung. Veranstalter sparen bis zu 80 Prozent der Zeit, Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert. eBrain läutet eine neue Generation von hoch performanten, KI-basierten Eventtech-Tools ein.
