Die Digitalisierung verändert viele Bereiche des Arbeitslebens – auch die Eventbranche bleibt davon nicht unberührt. Neue Technologien, digitale Tools und automatisierte Prozesse gestalten Arbeitsabläufe effizienter und eröffnen neue Möglichkeiten in der Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen. Gleichzeitig stellt dieser Wandel Event-Manager, Techniker, Referenten und Planer vor neue Herausforderungen. Es entstehen neue Anforderungen an Kompetenzen, Arbeitsformen und die technische Ausstattung. Wie die digitale Transformation den Berufsalltag in der Veranstaltungsbranche beeinflusst und welche Chancen und Herausforderungen sie bringt, zeigen wir in diesem Artikel.
Zwischen Tradition und Technologie: Der Wandel im Event-Bereich
Digitale Technologien haben die Eventbranche in den letzten Jahren grundlegend verändert. Früher wurden Veranstaltungen oft manuell organisiert – mit Excel-Listen, Telefonaten und viel Papierarbeit. Heute übernehmen spezialisierte Tools große Teile des Teilnehmermanagements, der Kommunikation und der Nachbereitung. Plattformbasierte Lösungen bieten Veranstaltern neue Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
Auch die Rolle von Event-Managern verändert sich. Klassische Aufgaben wie Raumplanung, Ablaufkoordination oder Gästelistenverwaltung werden zunehmend durch digitale Systeme unterstützt. Das erfordert nicht nur technisches Verständnis, sondern auch die Bereitschaft, sich ständig mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Unternehmen erwarten heute ein hohes Maß an Flexibilität und solide digitale Kompetenzen.
Die Arbeitsprozesse in Eventagenturen und Veranstaltungsfirmen sind dadurch deutlich dynamischer geworden. Cloud-basierte Systeme erleichtern die Zusammenarbeit im Team, mobile Apps ermöglichen eine nahtlose Kommunikation während der Veranstaltung. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an die Datenanalyse: Klickzahlen, Feedback-Auswertungen und Live-Tracking der Teilnehmer geben Aufschluss über den Erfolg einer Veranstaltung.
Neue Technologien und ihre Anwendung in der Veranstaltungsbranche
Technologie ist heute ein fester Bestandteil moderner Veranstaltungen. Digitale Eventplattformen erleichtern die Planung und ermöglichen eine zentrale Steuerung aller Abläufe – von der Registrierung über das Teilnehmermanagement bis hin zur Auswertung nach dem Event. Sie bieten integrierte Lösungen, mit denen Veranstalter schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren können.
Hybride Formate und smarte Veranstaltungstechnik
Auch in der Veranstaltungstechnik zeigt sich der digitale Fortschritt. Streaming-Technologien, interaktive Tools und hybride Formate erweitern die Möglichkeiten klassischer Events. Teilnehmer können weltweit eingebunden werden – unabhängig von Ort und Zeit. Das erhöht die Reichweite und senkt Kosten. Gleichzeitig können Events durch die Sozialen Medien gezielter und breiter beworben werden und bieten die Möglichkeit, durch Communitymanagement früh Kundenbindung aufzubauen und zu pflegen.
Transparenz durch digitale Auswertung
BlachReport hat in der Vergangenheit über die gesteigerte Interaktion und höhere Klickraten bei digital begleiteten Veranstaltungen im Vergleich zu traditionellen Formaten berichtet. Das ermöglicht eine bessere Auswertbarkeit von Daten zur Teilnehmeraktivität oder Zufriedenheit. Diese Kennzahlen sind für Unternehmen wichtig, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen und gezielt weiterzuentwickeln.
Sicherheitsaspekte
Ein wichtiger Aspekt bei der Nutzung digitaler Technologien ist die Sicherheit. Virtuelle Events bergen neue Risiken – etwa beim Datenschutz oder der Zugangskontrolle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dazu einen ausführlichen Leitfaden für virtuelle Events veröffentlicht. Er enthält praxisnahe Empfehlungen zu Technik, Organisation und rechtlichen Aspekten – besonders hilfreich für Veranstalter, die digitale Formate sicher und professionell umsetzen möchten.
Auswirkungen auf Berufsprofile in der Eventbranche
Die digitale Transformation verändert nicht nur Abläufe, sondern auch die Berufsprofile und Arbeitsformen in der Eventbranche.
Digitale Kompetenzen statt Routineaufgaben
Die Digitalisierung verändert die Anforderungen an Event-Fachkräfte deutlich. Aufgaben wie Teilnehmermanagement, Gästelistenpflege oder E-Mail-Kommunikation mit Dienstleistern werden heute oft automatisiert. Dadurch verschiebt sich der Fokus hin zu strategischen und technisch orientierten Tätigkeiten. Gefragt sind Kenntnisse in:
– Datenanalyse, z. B. Auswertung von Teilnehmerverhalten
– Content-Erstellung für digitale Kanäle
– Livestream-Technik und hybriden Eventformaten
– Social Media-Management und Online-Kommunikation
– plattformbasiertem Projektmanagement
Neue Rollen durch technologische Entwicklung
In bestimmten Bereichen – wie dem klassischen Ticketing oder der manuellen Gästebetreuung – sinkt der Personalbedarf durch Automatisierung deutlich. Dafür entstehen neue Jobprofile. Beispiele für diese Entwicklungen sind:
– Event-Tech-Spezialist: Verantwortlich für digitale Infrastruktur, Livestreams und Event-Plattformen
– Digital Experience Manager: Gestaltet digitale Teilnehmererlebnisse und betreut interaktive Formate
– Data Analyst: Nutzt Eventdaten zur Erfolgskontrolle und Optimierung zukünftiger Veranstaltungen
Arbeitsformen im Wandel
Mit dieser Entwicklung gehen auch Veränderungen in den Arbeitsformen einher. Projektbasiertes Arbeiten, Homeoffice und flexible Teams werden immer häufiger. Plattformbasierte Zusammenarbeit und cloudbasierte Organisationstools ermöglichen ein ortsunabhängiges Arbeiten, verändern aber auch klassische Strukturen.
Automatisierung reduziert den Bedarf in bestimmten Bereichen, etwa bei der manuellen Gästebetreuung oder einfachen Planungsaufgaben. Gleichzeitig entstehen durch die digitale Transformation neue Karrierechancen – vor allem für technikaffine und analytisch denkende Fachkräfte. Der Wandel bedeutet nicht zwingend Jobverlust, sondern eine Neuverteilung von Aufgaben und Kompetenzen.
Chancen und Herausforderungen der digitalen Transformation
Die Digitalisierung bietet der Eventbranche zahlreiche Chancen. Sie ermöglicht effizientere Abläufe, neue Formate und eine größere Reichweite. Digitale Tools sparen Zeit, vereinfachen die Kommunikation und verbessern das Teilnehmererlebnis. Gleichzeitig lassen sich Veranstaltungen besser analysieren und gezielter optimieren.
Herausforderungen für kleine Unternehmen
Doch trotz dieser Potenziale, stößt der Wandel nicht überall auf offene Arme. In vielen Unternehmen sind noch nicht alle Vorteile der digitalen Transformation auch erkannt. Oft fehlen Ressourcen, Know-how oder die Bereitschaft zur Veränderung. Gerade kleinere Eventagenturen stehen vor der Herausforderung, neue Technologien sinnvoll zu integrieren und bestehende Prozesse umzustellen. Durch begrenzte Budgets können Investitionen in neue Technik nicht sofort gestemmt werden und es fehlen Mitarbeitende mit digitalen Kompetenzen.
Individuelle Lösungen
Der digitale Reifegrad ist innerhalb der Branche sehr unterschiedlich. Während moderne Eventdienstleister auf automatisierte Abläufe, cloudbasierte Projektarbeit und datenbasierte Erfolgskontrolle setzen, arbeiten andere Unternehmen weiterhin analog. Statt einer Standardlösung braucht es daher flexible Ansätze, die zu Größe, Struktur und Zielsetzung des jeweiligen Unternehmens passen.
Praktische Tipps für Event-Profis
Die rasante Entwicklung der letzten Jahre zeigt: Wer in der Eventbranche arbeitet, muss sich auf den digitalen Wandel einstellen, um marktfähig zu bleiben und den Erwartungen der Teilnehmer gerecht zu werden. Diese Tipps helfen dabei, sich gut aufzustellen:
1. Neue Technologien aktiv nutzen
Es lohnt sich, regelmäßig neue Tools zu testen – etwa Plattformen für Teilnehmermanagement, Analyse-Software oder Lösungen für hybride Events. Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Schulungen an.
2. Weiterbildung gezielt einsetzen
Die Weiterbildung der Event-Kräfte ist ein zentraler Erfolgsfaktor. Ob über Seminare, E-Learning oder Fachliteratur – wer sich mit digitalen Entwicklungen auseinandersetzt, bleibt konkurrenzfähig. Besonders gefragt sind derzeit Kenntnisse in Bereichen wie Datenanalyse, Online-Kommunikation und technischer Veranstaltungsplanung.
3. Vom Austausch profitieren
Ein weiterer Tipp ist, Netzwerke nutzen. Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, der Besuch von Fachmessen oder der Blick in aktuelle Studien helfen, Trends frühzeitig zu erkennen und sinnvoll zu integrieren. So lassen sich neue Lösungen nicht nur schneller umsetzen, sondern auch gezielter auf die eigenen Anforderungen anpassen.
Fazit
Die digitale Transformation hat die Eventbranche nachhaltig verändert. Durch den Einsatz moderner Technologien und digitaler Tools sind Arbeitsprozesse effizienter geworden und neue Möglichkeiten in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen entstanden. Event-Manager stehen vor der Herausforderung, sich kontinuierlich weiterzubilden und flexibel auf technologische Entwicklungen zu reagieren.
Trotz der zahlreichen Vorteile sind noch nicht alle Potenziale der digitalen Transformation vollständig erkannt und ausgeschöpft. Unternehmen sollten daher den digitalen Reifegrad ihrer Prozesse regelmäßig evaluieren und gezielt in die Schulung ihrer Mitarbeiter investieren.
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