30Zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie hat der degefest Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft e.V. eine aktuelle Studie initiiert und Mitglieder aus den eigenen Reihen, die Veranstaltungshäuser leiten, befragt. Erstellt wurde die Studie „degefest TrendAnalyse – Restart 2020/21: Via Best Practice aus der Krise“ durch Prof. Dr. Jerzy Jaworski von der Fakultät für International Business an der Hochschule Heilbronn.
Die im degefest Verband organisierten Tagungsstätten – das sind Kongress- und Veranstaltungszentren, Bildungszentren sowie Häuser der Tagungshotellerie – stellen rund 85 Prozent der Mitglieder. Deren Umgang mit der Krise, die Erfahrungen aus der Pandemie und Einschätzungen zur Zukunft stehen im Fokus der Studie. Ganz oben rangiert hierbei die Frage, wie Kunden für die Präsenzveranstaltung vor Ort gewonnen werden können, wenn im Zuge der Pandemie reine Online-Veranstaltungen das originäre Kerngeschäft der Veranstaltungshäuser bedrohen.
Rund zwei Drittel der Befragten (66,7 Prozent) sehen diese besonders im Bereich neuer Veranstaltungsformate und hierbei vor allem bei partizipativen Formaten und Hybridveranstaltungen gegeben. Rund ein Drittel (33,9 Prozent) setzen auf verstärkte Akquisitionsbemühungen. Bei einem Viertel (25,9 Prozent) dominiert der Optimismus, dass Präsenzveranstaltungen „schon bald“ wieder zunehmen werden – sei es aus sozialen Gründen oder dass geschlossene Veranstaltungen hinzukämen.
Eine große Mehrheit der Antworten (70,4 Prozent beziehungsweise 38 von 54) geht davon aus, dass das Veranstaltungsangebot in Zukunft differenzierter gestaltet werden muss. Differenzierungsmerkmale seien etwa das wirtschaftliche Potential von Kunden, Hygienekonzepte oder auch die stärkere Konzentrierung auf lokale Firmen und Verbände. Als Dienstleistungen würden die technische Übertragung in mehrere Räume (Streaming) sowie Reinigungs- und Sicherheitsdienste die größte Zunahme erfahren. Jeder Dritte merkt allerdings an, dass die Kunden für erhöhten Hygieneaufwand keine höheren Rechnungen bezahlen wollten.
Auch im Bereich der Gastronomie entstehen große Herausforderungen – sind die gastronomischen Erlöse doch ein wichtiger wirtschaftlicher Beitragsfaktor im Veranstaltungshaus. Portioniertes Essen, mehr Platzbedarf durch Abstand und weniger Exklusivität werden als mögliche nachhaltige Veränderungen genannt. Außerdem das Aus für große Bankettveranstaltungen; Buffets und Selbstbedienung werden in Frage gestellt. Schrumpfen wird demnach auch die Nachfrage nach Rahmen- und Begleitprogrammen, Teambuilding- und Incentive-Angeboten sowie Barbetrieb – also Formaten, bei denen die Wahrung von Abstand schwer zu realisieren ist.
Weiterhin haben die Befragten der degefest-Studie positive, aber auch negative Auswirkungen aufgrund der vermehrten Anzahl der hybriden Veranstaltungen erkannt. Positiv etwa seien: Die Erweiterung der Teilnehmerkreise über die Raum- beziehungsweise Bestuhlungskapazitäten hinaus, die Generierung weiterer Umsätze durch das Anbieten von zusätzlichen IT-Leistungen, schnellere Amortisierung von Investitionen in die Kommunikationstechnik, Veranstaltungen die unter Umständen abgesagt werden müssen, können doch – zumindest online – stattfinden, dadurch niedrigere Personal- und Reinigungskosten, sowie die Intensivierung der Kundenkontakte. Außerdem lassen sich bestimmte Formate wie beispielsweise Hauptversammlungen nach aktuellem Recht weiterhin hybrid realisieren. Auch die Raumbelegung gestaltet sich in der Terminierung flexibler.
Dem stehen Umsatzverluste im Vermietgeschäft durch geringere Teilnehmerzahlen mit parallelem Rückgang der Einnahmen im F&B-Bereich gegenüber. Umgekehrt erhöht sich der finanzielle und technische Aufwand erheblich, da neue Prozessabläufe erst gelernt werden müssen (etwa durch Mitarbeiterschulungen) sowie hohe Investitions- und Betreuungskosten in der IT-Technik entstehen. Aus dem besonderen Risiko des Technikversagens entsteht möglicherweise eine Abhängigkeit von externen Dienstleistern.
Betriebswirtschaftliche Anspannung ergibt sich bei hybriden Veranstaltungen auch durch zusätzliche Kosten, die auf Seiten der Häuser notwendig, gegenüber den Kunden aber schwer durchzusetzen sind. Bei einer Verdrängung der Präsenzveranstaltung drohen der Verlust der persönlichen Kundenkontakte (Face to face), von Arbeitsplätzen sowie im schlechtesten Fall gar der Existenzberechtigung des Veranstaltungshauses. Die Gefahr, dass hybride Veranstaltungen künftig von rein digitalen Formaten verdrängt werden, beantworten die Befragten mit leichter Tendenz, dass dies nicht der Fall sein wird. Über 18 Prozent (18,37 Prozent) glauben dagegen an eine Renaissance der physischen Begegnungen.
16,3 Prozent der befragten Betreiber der Veranstaltungshäuser geben an, dass ihre rein digitalen Veranstaltungen profitabel seien. Dennoch sehen viele die Notwendigkeit, dass ihr Haus in den Bereichen Technik, Internet-Übertragungsgeschwindigkeit und Fachwissen des Personals „aufrüsten“ muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Kunden werden im Hinblick auf den Hybrid-Tool-Einsatz oft noch als unerfahren angesehen, was einen intensiven Beratungs- und Betreuungsaufwand erfordert (48,1 Prozent der Antworten).
Knapp 80 Prozent der Befragten melden einen starken Rückgang der Buchungen im 4. Quartal 2020 gegenüber dem Vergleichsquartal in 2019. Dennoch habe sich die Situation insgesamt noch nicht signifikant negativ auf die Personalpolitik ausgewirkt – wohl ein Indiz dafür, dass Hoffnung in die Zukunft des Geschäftsfeldes besteht. Zu den erwarteten Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf die Destination, in der sich das Veranstaltungshaus befindet, wird einhellig ein Rückgang der „Business Traveller“ und damit der Nachfrage bei Gastronomie und Catering erwartet.
Die Daten zur Studie wurden im Rahmen einer Online-Befragung im Zeitraum Mitte Juli bis Mitte August 2020 erhoben. Befragt wurden Geschäftsführer oder Personen, die in leitenden Funktionen in deutschen Veranstaltungshäusern tätig sind und zugleich auch Mitglieder des Verbands degefest sind. Die Mehrzahl der Antworten stammt aus Veranstaltungshäusern, die im Schnitt mehr als 200 Veranstaltungen jährlich durchführen, über 25 Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigen und deren Kunden vorwiegend aus Deutschland stammen. Fast vierzig Prozent (38,6) Rücklaufquote hat es bei der Befragung gegeben.
Die Studie steht degefest-Mitgliedern kostenlos zur Verfügung und wird durch die Geschäftsstelle verschickt. Weitere Interessierte können die Studie per Mail unter info@degefest.de anfragen.
Info: www.degefest.de
