Wie sollen Tagungen und Kongresse gestaltet sein, damit Besucher möglichst viel lernen, sich begegnen und vernetzen und auch noch Spaß daran haben? Diesen und weiteren Fragen stellten sich die Teilnehmer des mice lab 2014 Ende Mai in Vorarlberg. In diesem Jahr lud das Projektteam sechs neue Experten aus verschiedenen Berufssparten ins Forschungslabor ein: eine Journalistin, eine Architektin, einen Jugendforscher, einen Organisationsentwickler, einen Outdoor-Trainer und einen Branchenvertreter. Ihr Ziel: Kreative Ideen für die Gestaltung von MICE zu sammeln.
Nach zweitägiger Klausur präsentierten die Forscher ihre Erkenntnisse am dritten und letzten Tag vor rund hundert Branchenvertretern im Festspielhaus Bregenz. Beispielgebend geschah dies nicht im herkömmlichen Vortragsstil: In sechs Pecha Kucha-Vorträgen zu je sechs Minuten und vierzig Sekunden holten die Experten ihre Zuhörer thematisch ins Boot. In anschließenden Open Space-Workshops gingen sie mit den Teilnehmern in einen intensiven Erfahrungsaustausch.
Das Credo der Moderatorin und Journalistin Andrea Thilo etwa lautete „raus aus der Komfortzone“. Sie regte an, die Schwarmintelligenz einer Gruppe zu nützen. Kongressteilnehmer sollten Gelegenheit bekommen, „Teilgeber“ zu werden und ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit anderen zu teilen, „ohne aber die Bedeutung von Referenten aus den Augen zu lassen“, betonte Thilo.
Urs Treuthardt, Leiter des Convention Bureaus bei St. Gallen-Bodensee Tourismus, empfahl, aus Standards auszubrechen – auch in der Öffentlichkeitsarbeit. So kommuniziert etwa sein Unternehmen nicht mehr via Newsletters, sondern über Videos: Informationen werden von einem Profi in Slam-Vorträgen zusammengefasst und auf YouTube veröffentlicht.
Auch betonte Treuthardt, wie wichtig es sei, „die Bedürfnisse aller Kongressbeteiligten abzubilden.“ Also jene der Teilnehmer, Referenten, Veranstalter, des Veranstaltungsortes bis hin zu den Sponsoren – „das ist die große Herausforderung“.
Eine zentrale Rolle spielen die Räume, darin waren sich alle einig. Nicht nur die Architektur von Veranstaltungshäusern müssten überdacht werden. Für die Architektin Andrea Hofmann „werden Räume selbst zu Akteuren; auch Zwischenräume oder Pausenräume. Sie sind nicht nur passiv, sondern können inspirieren.“ Sie lassen Bewegung zu und fördern so die Lern- und Merkfähigkeit, ergänzte Outdoor-Trainer Charly Siegl.
Raum im Sinne von Freiraum wurde ebenfalls aufgegriffen: Wichtig sei es, „Kongressen eine Struktur zu geben, aber zugleich Freiräume beziehungsweise Flexibilität zuzulassen – räumlich wie inhaltlich“, erklärte Programmplanerin und Veranstaltungsdramaturgin Tina Gadow.
Passives Zuhören und aktives Mitgestalten, Bewegung und Ruhephasen, co-kreative Schaffenskraft und Lust an der Kontroverse: Um die Bedürfnisse aller Beteiligten zu erfüllen, müssen Kongressveranstalter einen breiten Spagat machen. Das mice lab liefert kein fertiges Rezept. „Teilnehmer und Interessierte bekommen von uns Sensibilisierung und Fragen, die sie sich bei der Planung eines Events stellen sollten“, fasste Tina Gadow zusammen. „Einem Kongress merkt man an, ob er gut vorbereitet ist oder nicht.“
Das Bodensee Meeting, Initiator des mice lab, ist ein länderübergreifendes Netzwerk aus 14 Vertretern der Kongressbranche, des Tourismus und der Wirtschaft. Seit über zwanzig Jahren beschäftigt es sich mit der Vermarktung der Bodenseeländer als Tagungs- und Kongressregion. Über tausend mehrtägige Kongresse und Veranstaltungen finden jährlich rund um den Bodensee statt. Mit dem Projekt mice lab zur Erforschung der Kongresszukunft ist die Region auch zum Impulszentrum der Branche geworden.
Info: www.bodenseemeeting.com
Pecha Kucha-Vortrag (Foto: mice lab)
