Veranstaltungsverbote und massive Kontaktbeschränkungen sind zweifelsohne wirkungsvolle Maßnahmen, um die Auswirkungen der Corona-Pandemie zu beschränken. Institutionen wie Verbände, Genossenschaften und Vereine geraten hinsichtlich ihrer Verpflichtungen jedoch vielfach in Schwierigkeiten, denn Satzungen und Gesetze schreiben häufig vor, wann beispielsweise Mitglieder-, Vertreter- oder Hauptversammlungen stattzufinden haben – und welche Regeln hinsichtlich der Abstimmungen und Wahlen dabei einzuhalten sind.
„Selbst bei einer Verbesserung des Infektionsgeschehens ist nicht davon auszugehen, dass wir im Jahresverlauf schnell zu den Präsenz-Versammlungen zurückkehren können“, ist sich Oliver Maître, Geschäftsführer bei Guest-One (G1), sicher. Vor diesem Hintergrund haben die Wuppertaler Experten für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation im Pandemieverlauf schon früh auf volldigitale und hybride Formate gesetzt. Mit Erfolg: Gut 100 derartige Versammlungen mit Teilnehmerzahlen zwischen 50 und 2.500 haben Maître und seine Kollegen im vergangenen Jahr erfolgreich umgesetzt: Vorstands- und Beiratswahlen, Satzungsänderungen sowie viele weitere – zahlreiche Abstimmungen inklusive.
Zugute gekommen ist den Wuppertalern ihr digitales Know-how und die Bereitschaft, sich auf Neues einzulassen. Entstanden ist ein modulares System, bestehend aus Online-Anmeldung, Live-Stream-Plattform und Online-Wahlkabine, das durch Betreuung und weitere Service-Leistungen ergänzt wird. Es ermöglicht Unternehmen, Organisationen sowie Verbänden und Vereinen digitale und hybride Veranstaltungen mit Live-Stream-Funktion durchzuführen. Mithilfe der Online-Wahlkabine besteht die Möglichkeit, rechtssichere und geheime Wahlen durchzuführen. „Auf Wunsch koordinieren wir die gesamte digitale Veranstaltung – von der Konzeption bis hin zur Abwicklung der Einladungen über das Teilnehmermanagement, dem Live-Streaming sowie dem Management der Wahlen vor Ort und der Zusammenfassung von Ergebnissen oder Protokollen“, berichtet Marcel Schettler, ebenfalls Geschäftsführer, über den Full-Service von G1. „Dabei haben wir den Blick weniger auf technische Spielereien und Gamifikation gelegt, sondern auf stabile Prozesse und den Einsatz sinnvoller und nützlicher Funktionen.“
Oliver Maître: „Ein Blick auf die Möglichkeiten des Versammlungstools zeigt auf, wie detailliert und durchdacht das gesamte System ist“. Es arbeitet webbasiert und ist über gängige Internetbrowser abrufbar. Teilnehmer und Veranstalter benötigen keine zusätzliche Software. Ein modularer Aufbau ermöglicht es Organisationen, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. So sorgt die Vergabe dezidierter Rechte an Gruppen oder Einzelne beispielsweise dafür, dass nur (stimm)berechtigte Teilnehmer die Online-Wahlkabine betreten dürfen, während Gäste der Veranstaltung dafür nicht freigeschaltet sind. Datenschutzkonformität, Vorgaben hinsichtlich geheimer und rechtssicherer Wahlen werden dabei ebenso berücksichtigt wie mögliche Satzungsvorgaben zu Mehrheiten und Stimmrechtsbündelungen.
In der Regel begleitet und betreut G1 die Produktion live beim Kunden am Aufnahmeort oder auch „remote“ via Videokonferenzsystem. „Mit den digitalen Versammlungen haben viele Institutionen Neuland betreten,“ erläutert Schettler. „Deswegen waren wir häufig vor Ort dabei und konnten die Verantwortlichen mit unserer Erfahrung unterstützen und so zum Erfolg der Versammlung beitragen.“
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