Seit nunmehr einem Jahr müssen Pressekonferenzen, Seminare, Meetings und Vertriebsveranstaltungen pandemiebedingt als Digital- oder Hybrid-Event stattfinden. Das hat aber nicht nur Nachteile, denn gestreamte Veranstaltungen können auch einen sicheren Zugang ohne räumliche Beschränkungen zu den anvisierten Zielgruppen garantieren. Kapazitätsprobleme gibt es kaum und – wenn doch – sind sie eher technischer Art. Dazu kommt, dass Teilnehmern am Screen häufig nun ein unmittelbarer Zugang zum Top-Management ermöglicht wird, was im Rahmen von Live-Veranstaltungen kaum realisierbar war. Zu den erfolgreichsten Dienstleistern für digitale und hybride Events zählt Aventem in Hilden – seit Jahren einer der erfolgreichsten Anbieter im Eventdienstleister-Ranking. Das Unternehmen hat 2020 als eine der ersten Production Companies auf dieses Format gesetzt und betreibt mittlerweile sieben Studios in NRW. Jetzt wurde mit aventem.digital auch noch ein neues Geschäftsfeld gestartet.
Im Frühjahr vergangenen Jahres eröffnete der Full-Service-Dienstleister für Veranstaltungstechnik das erste, räumlich variabel gestaltbare Streaming-Studio mit gehobener Medien- und Telekommunikationsausstattung zur Durchführung digitaler Events am Firmensitz in Hilden. Dieses Angebot bot für begeisterte Kunden und Neukunden die Kulisse für zahlreiche Pressekonferenzen, Jahrestagungen, Webinare und Vertriebsveranstaltungen.
„Wir sind damals noch davon ausgegangen, dass unser Studio nicht über einen so langen Zeitraum betrieben wird, und haben den Platz dafür in unserem Lager geschaffen“, so Aventem Geschäftsführer Holger Niewind. „Für die Einrichtung als Studio installierten wir ein multifunktionales Grid für Beleuchtung und Beschallung, eine Bühne und eine LED-Wand und statteten den Raum flexibel mit Möbeln und Dekorationsgegenständen aus unserem Bestand aus. Das Material stand uns ja zur Verfügung und ließ auch zu, das Set-up ohne großen Aufwand jederzeit zu verändern.“
Keine zwei Wochen nach Fertigstellung wurden aus dem Studio.H – wie es jetzt heißt – die ersten digitalen Events gestreamt. Holger Niewind: „Als Vorreiter für eine ganze Branche blicken wir seitdem mit Stolz auf mehr als 200 Produktionstage im Studio.H zurück, was eine deutschlandweit einmalige Expertise für die Nutzer bedeutet. Und unsere Kunden honorieren diesen Einsatz: Unser Studio.H hat es im deutschlandweiten Location Ranking 2021 unter die TOP 10 Eventlocations geschafft.“
Aus diesen Anfängen und getrieben von der großen Nachfrage kamen dann step-by-step weitere Studios dazu. Aventem investierte viel, nicht nur in Kamera- und Medientechnik, sondern auch in die IT, und betreibt inzwischen vier Studios am Firmensitz – neben Studio.H auch noch Studio.R für die digitalen Bürger-Informationsveranstaltungen eines großen deutschen Telekommunikationsunternehmens, Studio.Q als kompakte Ergänzung für Produktpräsentationen, kleine Talkrunden oder als Moderationszentrale für Zuschaltungen aus aller Welt, die in Wohnzimmeratmosphäre stattfinden können, und Studio.H2 mit einer gecurvten und in Stufen gebauten LED-Wand. Unter anderem wurden hier bereits neue Automodelle für den europäischen Markt vorgestellt. Das Studio befindet sich in direkter Nachbarschaft zum Studio.H. Eine kombinierte Nutzung ist somit ohne Probleme möglich.
Weitere Studios unterhält Aventem mit dem Studio.CO66 in der loftigen Planbar4 in Essen, dem Studio.M in der Luftschiffhalle in Mülheim und dem gerade gestarteten Studio.DUS im Hotel Nikko in Düsseldorf. Darüber hinaus betreut das Unternehmen mehrere Projektstudios bei Kunden, die ihren Event bevorzugt im eigenen Haus umsetzen wollen. Projektierung und Services übernimmt auch hier das Aventem Team, um für diese Corporate Studios und ihre Produktionen nicht nur eine durchgängige Qualität zu gewährleisten, sondern für die Vorproduktion von Einspielern, die Bereitstellung von Hygieneprodukten oder der Durchführung von Covid-19 Schnelltests am Produktionsort zu sorgen.
Mit aventem.digital geht Aventem jetzt den nächsten Schritt und fokussiert die Kompetenzen rund um diese Aktivitäten in einem neuen Geschäftsfeld. „Wir haben unser Wissen und unsere langjährige Erfahrung in den Bereichen digitale und hybride Events sowie Live-Streaming gebündelt und rücken sie in den Fokus“, meint dazu Holger Niewind. Zum Leistungsspektrum von aventem.digital zählen – neben den Studioangeboten – individuelle Event-Microsites, Landing Pages oder auch eine digitale Event-Plattform. Auf den Microsites sorgen eigene CDNs für eine glasklare Bildübertragung und ermöglichen die Einbindung von Registrierungen, Chats sowie Umfrage- und Q&A-Tools.
Die neue aventem.digital Plattform für digitale Events ermöglicht die komplette Funktionalität über ein einziges Browserfenster für eine konsistente Customer Journey. Die Anmeldeprozesse für die Teilnehmer erfolgen optional ohne Dateneingabe per Freigabelink. Neben einer Lobby mit virtuellem Help- und Information-Desk sowie einem Plenumsbereich können über die aventem.digital Plattform zusätzliche Besprechungsräume, Kleingruppen-Streams, eine virtuelle Kaffeepause oder eine Ausstellung integriert werden. Videos, Präsentationen und andere Zuspielungen lassen sich dabei zentral aus der Regie in hochauflösender Qualität und mit glasklarem Ton ausspielen. Die Steuerung der Präsentationen erfolgt aber – dank eigener technischer Entwicklungen – weiterhin per Remote.
Neu ist ein Call-In-Tool, das zuletzt Pressevertreter bei einer Bilanzkonferenz begeisterte. Über das Tool können Teilnehmer ihre Fragen per Videocall stellen. Der Ablauf und die Reihenfolge der Fragen werden in einem eigens programmierten Backend gesteuert – und das in bester Bild- und Tonqualität. Diese Eigenentwicklung zur Nachbildung realer Event-Abläufe kann auch für Messen im Ausland mit einem Call-in-Button auf einem Screen eingesetzt werden. Ortsunabhängig wird darüber ein direkter Kontakt zu einem Spezialisten im Home Office aufgebaut. Fertige Sets inklusive Rücksendeverpackung sind für Einsätze rund um den Globus vorbereitet und unterstützen die Abläufe.
Unabhängig von der Ausstattung der Studios übernimmt Aventem auch Verantwortung für die Qualität des Streamings. Digitale Events mit einer hohen Teilnehmerzahl erfordern eine besondere Aufmerksamkeit. Um eine sichere Übertragung von Bild und Ton zu garantieren, skaliert Aventem die Serverkapazitäten entsprechend der erwarteten Teilnehmerzahl und setzt dabei je nach Anforderung auf CDN-Server, die in Deutschland stehen.
Für spezielle Ausstattungswünsche steht das komplette Portfolio des Technikdienstleisters zur Verfügung. Sonderbauten realisiert Aventem in den eigenen Werkstätten, in denen Schreiner- und Schlosserarbeiten möglich sind. Holger Niewind: „Unser Hauptgeschäft ist und bleibt die Planung, Ausstattung und Realisierung medialer Formate: klassische Live-Events mit Gästen ebenso wie virtuelle Veranstaltungen, die per Streaming verbreitet werden. In der aktuellen Situation steht letzteres im Vordergrund. Dennoch kann ich mir vorstellen, dass die nun gelernten Vorgänge und neu entwickelten Möglichkeiten in Zukunft weiterhin genutzt werden, um Reisekosten und -zeiten zu sparen, einen Beitrag zum Schutz der Umwelt zu leisten oder auch mal kurzfristig größere Gruppen mit Informationen und Botschaften zu erreichen.“
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