Auf einer digitalen Veranstaltung zehn Tage lang über 450 virtuelle Meetings und parallellaufende Sessions mit internationalen Teilnehmern aus verschiedenen Zeitzonen erfolgreich zu organisieren – das hat die Beeftea group aus Berlin gestemmt. Die Agentur entwickelte dafür ein neues Termin- und Networkingtool, den „MX3-Meeting Matchmaker“.
„Eine der größten Herausforderungen digitaler Veranstaltungen ist es, den Teilnehmern zu ermöglichen, sich bereits vorab mit einer Vielzahl anderer Teilnehmer einzeln oder als Gruppe zu verabreden. Entweder zum virtuellen Dialog, Austausch oder Netzwerken. Bei größeren Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern bindet zudem die manuelle Bearbeitung der Terminanfragen- und Bestätigungen enorme Ressourcen auf Organisationsebene“, meint Beeftea group-Geschäftsführer Andreas Grunszky. „Der MX3-Meeting Matchmaker löst dieses Grundproblem auf effiziente Weise.“
Das Tool ermöglicht es, dass sich auch mehrere Teilnehmer gleichzeitig mit weiteren Personen als Gruppe zu einem Termin verabreden (Prinzip Many-to-Many), allen die Verfügbarkeiten aller ausgewählten Teilnehmern zugängig gemacht werden und sich mehrere Personen als Gruppe zu einem Meeting verabreden können, auch über unterschiedliche Zeitzonen hinweg. Außerdem sollen durch den Einsatz von KI beispielsweise Terminwünsche und Kapazitäten von allen Personen abgeglichen und automatisiert die gewünschten Matches erstellt werden können.
MX-3 übernimmt auch das Handling von Einwahl-Links und Terminen. „Dadurch sparen Veranstalter viel Zeit und reduzieren eine erhebliche Fehlerquelle“, sagt Grunszky. Es ist mit allen gängigen Videokonferenzsystemen verknüpfbar, es erstellt und verschickt selbständig die Meetinglinks für alle Matches. Eine Einbindung von MX-3 auf allen gängigen Eventplattformen ist möglich.
Der MX3-Matchmaker ist für virtuelle Messen, Konferenz- und internationale Digital- Events entwickelt worden, bei der sich mehrere Personen nach bestimmten Suchfunktionen (Suche-Biete) treffen möchten (Aussteller und Besucher). „Auch für die Organisation von Workshops und Networking Veranstaltungen lässt sich der Matchmaker gut einsetzen“, so Andreas Grunszky.
Erstmals eingesetzt wurde das neue Terminportal auf der IMC International Media Conference 2021 der IPS-Gruppe, einem großen verlagsunabhängigem Pressevertrieb. Die IMC International Media Conference fand in diesem Jahr als Digital-Event statt. „Unser Terminportal war der Grundstein für den Erfolg dieses rein digitalen Events“, sagt Andreas Grunszky. Während der zehntägigen Veranstaltung konnten sich alle Teilnehmer in speziellen virtuellen Lounges treffen, austauschen und sich gegenseitig sehen.
