In seiner Deutschlandzentrale in München hat Microsoft einen Raum für hybride Events eingerichtet – mit aktueller Technik, dem Einsatz künstlicher Intelligenz und der Integration von Teilnehmern aus der realen und digitalen Welt. Die erste Veranstaltung im „The Hive Munich“ soll in den nächsten Tagen stattfinden. Sascha Ackermann, Experience Lead bei Microsoft, hat Anforderungen und Möglichkeiten für den BlachReport zusammengefasst.
Hybride Events schaffen neue Möglichkeiten der Teilhabe: Menschen, die Präsenzveranstaltungen und den persönlichen Kontakt zu den Teilnehmenden schätzen, kommen ebenso auf ihre Kosten wie diejenigen, die Zeit und Aufwand für Anreise und Übernachtung scheuen. Wirklich hybrid sind Events aber nur, wenn sie beiden Zielgruppen nicht nur die passive, sondern eine aktive Teilnahme ermöglichen. Früher wurden physische Events ins Internet oder virtuelle Veranstaltungen auf Monitore übertragen, um Veranstaltungen aus der einen in die jeweils andere Welt „zu verlängern“. Bei echten hybriden Events gibt es diesen Unterschied nicht mehr, sondern es wird hybrider Event-Raum geschaffen, in dem Sprecher vor Ort und virtuell hinzugeschaltet werden können.
Damit die virtuell Teilnehmenden dieselben visuellen und auditiven Eindrücke haben wie das Publikum im Raum, setzt Microsoft mit seinem langjährigen Projekt- und Lösungspartner medialesson auf die Integration von Microsoft Teams. Mithilfe von Azure Cognitive Services soll die Lösung die Reaktionen der Teilnehmenden im Raum „erkennen“ und sie für die virtuellen Gäste in Zustimmung oder Applaus „übersetzen“. Die Reaktionen des digital teilnehmenden Publikums sind für die Teilnehmer im Raum über Lichtimpulse erlebbar. Alle digital zugeschalteten Teilnehmenden werden automatisch als Avatare dargestellt, die auf das Live-Geschehen reagieren können.
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Hebt jemand aus dem virtuellen Publikum die Hand für eine Wortmeldung, leuchtet im Raum eine Lampe auf. Zudem werden auf den Monitoren die virtuellen Herzchen und Daumen aus Teams gezeigt, so dass Moderator, Sprecher und das Live-Publikum darauf reagieren können. Im Raum selbst sorgen schwenkbare Kameras dafür, dass die Sprecher automatisch ins Bild rücken. So können sich die Vortragenden voll auf ihre Präsentation konzentrieren.
Damit diese Interaktionen funktionieren, hat medialesson die Azure Cognitive Services mit einer großen Anzahl von Bildern aus eigenen Events trainiert. Anschließend wurden die trainierten Modelle aus Azure exportiert, um sie auch lokal ausreichend schnell ausführen zu können. Um die Reaktionen des realen Publikums in Teams abzubilden oder die aktuell Sprechenden groß darzustellen, nutzt das Projektteam selbstprogrammierte Windows Dienste. Bei hybriden Veranstaltungen gibt es zum Beispiel ein Tool für die Prozessautomatisierung, um Klicks zu simulieren und in Teams so auszuführen, dass die beschriebenen Aufgaben automatisch erledigt werden.
Hybride Events stellen andere Anforderungen an Organisation und Durchführung als reine Präsenzveranstaltungen. Damit ein Event für alle Teilnehmer zum Erfolg wird, gilt es vor allem Folgendes zu beachten:
- Der Eventbeginn sollte für beide Teilnehmergruppen funktionieren – für diejenigen, die anreisen, ebenso wie für die, die direkt am Schreibtisch teilnehmen. Falls die Veranstaltung zum Beispiel mit einem gemeinsamen Frühstück beginnt, sollte das an alle Teilnehmenden kommuniziert werden, damit sie sich darauf einstellen können.
- Jede längere Veranstaltung braucht Pausen. Vor Ort können die Teilnehmer untereinander kommunizieren, einen Kaffee trinken oder einen kleinen Spaziergang unternehmen. Doch auch für das virtuelle Publikum gilt es, ein kleines Pausenprogramm einzuplanen – zum Beispiel mit einem Kommunikationsraum, Pausenmusik oder mit Tipps für einen kleinen Snack.
- Immer auf die Zeit achten und nach einer Pause wieder pünktlich ins Programm starten, um das digitale Publikum nicht warten zu lassen. Das funktioniert zum Beispiel, wenn für die digitale Pause fünf Minuten länger eingeplant wird, so dass die physisch Teilnehmenden bereits wieder im Raum sind.
- Falls durch die Veranstaltung geführt wird: Auch das, was im Raum passiert und dem digitalen Publikum normalerweise verborgen bleibt, sollte moderiert werden. So gelingt es, dass sich alle Teilnehmenden als Teil des Events betrachten.
