Berra Eksen, Customer Relations Manager bei der plazz AG, hat für den BlachReport die Voraussetzungen für erfolgreiche Online-Events zusammengefasst:
Seit Ausbruch der Corona-Pandemie boomen Online-Events und Digital-Konferenzen. Deren erfolgreiche Gestaltung erfordert neue Kompetenzen, die bisher eher in der TV-Produktion zu finden waren. In den letzten Wochen und Monaten mussten viele Teilnehmer feststellen:
Videokonferenzen sind oft ermüdend. Wer längere Zeit auf schlecht ausgeleuchtete Menschen vor Bücherregalen schaut und Referenten, die nicht auf den Punkt kommen, verliert schnell das Interesse.
Viele Unternehmen haben, solange das Thema Corona unser Alltagsleben bestimmt, keine andere Wahl, als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich zu experimentieren. Auch weil sonst die Gefahr besteht, dass sie den Draht zu Mitarbeitern und Kunden verlieren und folglich auch keine Neukunden mehr akquirieren können.
Drei Tipps für einen erfolgreichen Online-Event
Tipp 1: Eindrucksvolle und wechselnde Bilder
Beim Fernsehen gibt es den Begriff „Talking Heads“. Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe reden, ohne ihren Zuschauern eine visuelle Abwechslung zu bieten. Sie sind echte Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen auch viele YouTuber mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Für ein, zwei Minuten mag dies für Zuschauer interessant sein, doch länger nicht. Das Resultat: Die Zuschauer verschwinden.
Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu untermalen beziehungsweise zu visualisieren. Bei Digital-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon in einer sehr frühen Planungsphase Gedanken über das Design- und Style-Konzept machen, sodass die Zuhörer nicht ermüden. Im schlimmsten Falle sind das nämlich potentielle Kunden.
Tipp 2: Kürzer und häufiger
Quantity & Quality – nie war eine Verzahnung dieser beiden Parameter essentieller. Bei Live-Events haben sich in der Vergangenheit im Kongress- und Konferenzbereich ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt; ähnliches gilt für Vertriebstagungen. Ihr Aufbau folgt meist folgendem Muster: Im Programm sind mehrere 30- bis 60-minütige Vorträge vorgesehen. Sie bilden sozusagen den Veranstaltungsrahmen, und dazwischen sind Kaffeepausen und kleine Workshops eingebaut.
Diese Dramaturgie hat ihren Grund darin, dass die Teilnehmer an solchen Veranstaltungen oft lange anreisen mussten – häufig so lange, dass sie sogar vor Ort übernachten mussten. Folglich musste ihnen aus Veranstaltersicht rund um die Uhr ein Programm geboten werden, oftmals über zwei Tage, damit sich dieses Investment für Aufwand und Kosten der Anreise lohnt.
Bei Online-Events sind solche gedehnten Programme nicht notwendig, sondern sogar ein Garant für den Misserfolg. In Online-Konferenzen, -Tagungen und -Kick-offs muss man die zentralen Botschaften in einer viel kürzeren Zeit rüberbringen. Die Redebeiträge sollten also kürzer sein und die Vorträge sollten von interaktiven Elementen unterstützt und begleitet werden. Wichtig sind also Interaktions- und Networking Möglichkeiten.
Damit der Fokus stets auf den jeweiligen Vorträgen liegt, gibt es beispielsweise unseren Theater-Modus, der den Live-Stream großflächig anzeigt, während sich Interaktionen wie öffentlicher Chat, Umfragen, Q&A Sessions et cetera in einer Sidebar rechts daneben befinden. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere tolle Features wie beispielsweise Gamification, Quiz und Matchmaking.
Fakt ist, in der Kürze liegt die Würze. Die ideale Länge für die meisten Online-Events liegt bei 30 bis maximal 120 Minuten. Für Unternehmen beziehungsweise Sprecher bedeutet das: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events von einer halb- oder gar ganztägigen Dauer lieber auf Veranstaltungsreihen oder -serien. Selbst das öffentlich-rechtliche Fernsehen tut dies inzwischen als Reaktion auf den fulminanten Erfolg der Serien ihrer Netflix- und Amazon-Konkurrenz.
Tipp 3: Schaffen Sie Highlights
Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Tagesagenda ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wenn ja, sind Sie eine Ausnahme! Die meisten Menschen sind nach ein, zwei virtuellen Meetings erschöpft, sodass sie gerne auf ein weiteres verzichten.
Entsprechend mühsam ist es inzwischen, Teilnehmer für Online-Konferenzen zu akquirieren. Und die sogenannte „No-Show-Rate“ bei Online-Events? Sie ist deutlich höher als bei Präsenz-Veranstaltungen. Von den angemeldeten Personen nehmen also ohnehin rund 50 Prozent nicht teil. Bei kostenlosen Events beträgt deren Anteil nicht selten zwei Drittel – auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein finanzieller Schaden entsteht. Schließlich muss er für das Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das anschließende Get-together aufbauen.
Zugleich ist bei Online-Events das Volumen an potenziellen Teilnehmern extrem groß, denn im Prinzip können alle Interessierten weltweit daran teilnehmen. Die Voraussetzung hierfür liegt in einer gezielten Kommunikation mit einer entsprechenden Frequenz, potenzielle Teilnehmer zu kontaktieren, um ihre Neugier zu wecken. Um die anfängliche Neugier auch nach der Anmeldung sicherstellen zu können, eignen sich besonders gut, inhaltliche Appetithäppchen. Dadurch wird auch gleichzeitig die No-Show-Rate reduziert.
Bei unseren plazz Webinaren, die wir regelmäßig durchführen, haben wir in der Regel sehr geringe No-Show Raten. Unser Erfolgsrezept liegt unter anderem darin, ein permanentes Bewusstsein für Optimierungspotentiale zu schaffen.
Online-Events sind keine Notlösung oder als zweitklassige Alternative zu sehen
Die Corona-Pandemie zwingt viele Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategien radikal zu überdenken. Das wird die Art, wie Events in Zukunft geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. Was wir gerade erleben, ist kein Strohfeuer, und wir stehen noch am Anfang der Entwicklung. Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine große Rolle spielen. Auch die Zahl der sogenannten hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden, wird definitiv steigen.
Auch das kann man aktuell schon live erleben. So zum Beispiel bei den Talkshows im Fernsehen, bei denen immer häufiger Experten und Zuschauer live zugeschaltet werden und mitdiskutieren.
Technische Möglichkeiten, um neue, spannende Veranstaltungsdesigns zu entwerfen, gibt es inzwischen viele. Erfolgsentscheidend ist aber, wie so oft im Leben, das Gewusst-wie, die Verlässlichkeit und das professionelle Onboarding eines Veranstalters auf die Plattform sowie eine intuitive und smarte Customer Journey für alle Teilnehmer.
Berra Eksen, Customer Relations Manager @plazz AG
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