Im BlachReport 01.2025 startete eine neue Serie über KI in der Eventkommunikation – geschrieben von Patric Weiler. Diese KI-Zukunftskolumne ist powered by eBrain.
- Der Vorhang hebt sich – und die Bühne gehört der KI
Stellen Sie sich vor, Sie betreten eine Veranstaltung – und der erste Eindruck ist atemberaubend. Schon am Eingang werden Sie durch KI-gesteuerte Sensoren erkannt und ohne Wartezeit durchgelassen. Eine personalisierte Willkommensnachricht erscheint auf einem leuchtenden Display, das Ihnen vorschlägt, welche Programmpunkte basierend auf Ihren Interessen besonders spannend sind. Während Sie sich umsehen, erhalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Smartphone mit aktuellen Live-Updates zu anstehenden Workshops, die auf Ihre beruflichen Interessen zugeschnitten sind. Zeitgleich analysieren KI-gestützte Systeme die Besucherströme in Echtzeit und leiten die Teilnehmer auf die effizientesten Routen, um Gedränge zu vermeiden und das Erlebnis für alle reibungslos zu gestalten.
Vor einigen Monaten habe ich im BlachReport über den Beginn der „KI-Revolution“ in der Eventbranche geschrieben. Damals sprachen wir von der ersten Welle: automatisierte Textgenerierung, Chatbots und die ersten Schritte in Richtung Personalisierung. Aber was seither geschehen ist, übertrifft jede Vorstellungskraft.
Wir sprechen nicht mehr von einer Revolution in Zeitlupe. Die Rakete ist gezündet. Und sie fliegt schneller, als die meisten von uns erwartet haben.
- Die Rakete hat gezündet – und wir sind mitten im Orbit
Wenn wir über den Fortschritt der KI in der Eventbranche sprechen, dann geht es nicht über schöne Worte oder wilde Versprechen. Wir sprechen über Fakten, Daten, Zahlen und knallharte Ergebnisse.
Personalisierung: Vom „Nice-to-have“ zum „Must-have“
Noch vor einem Jahr galt Personalisierung als netter Bonus. Heute ist sie Standard. 89 Prozent der Event-Teilnehmer erwarten personalisierte Erlebnisse – und Unternehmen, die das nicht liefern, verlieren ihre Gäste an die Konkurrenz.
KI-Systeme wie eBrain machen es möglich, dass Teilnehmer maßgeschneiderte Event-Routen erhalten – basierend auf ihrem Verhalten, ihrer Interaktion und ihren Interessen. Teilnehmer erhalten Empfehlungen in Echtzeit, ob es darum geht, welche Vorträge zu besuchen sind oder welche Networking-Sessions die besten Kontakte versprechen.
Effekt: Studien zeigen, dass personalisierte Event-Erlebnisse die Teilnehmerzufriedenheit um 40 Prozent steigern (Quelle: EventMB 2024).
Automatisierung: Von der Belastung zur Befreiung
Früher waren Eventplaner Alleskönner. Sie managten Teilnehmerlisten, Tickets, Check-ins und noch vieles mehr – alles per Hand. Heute übernimmt KI diese Aufgaben. Und das Ergebnis? Freiheit für die Menschen, die Events möglich machen.
Hier sind die Fakten:
– Check-In-Prozess: Vor der Automatisierung dauerte der Check-In bei großen Veranstaltungen im Schnitt 15-30 Sekunden pro Person. Mit KI? Unter drei Sekunden.
– Teilnehmerverwaltung: KI-gestützte Systeme verwalten Teilnehmerlisten automatisch und in Echtzeit – keine Excel-Dateien, keine Fehler.
– Ersparnis bei administrativen Aufgaben: Studien zeigen, dass durch Automatisierung bis zu 60 Prozent der administrativen Aufgaben eliminiert werden können. Das entspricht einem Zeitgewinn von bis zu 20 Stunden pro Woche für Eventmanager (Quelle: MeetingsNet).
Effekt: Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Eventplaner ihre Energie in das investieren können, was zählt: die kreativen, strategischen Aufgaben, die den Unterschied machen.
Analysen in Echtzeit: Von Vermutungen zu Gewissheiten
„Was wurde aus dem Event gelernt?“ – Diese Frage lässt sich oft erst Wochen nach dem Event beantworten. Doch mit KI ändern wir das Spiel. Heute analysieren KI-Systeme Teilnehmerverhalten in Echtzeit:
– Heatmaps zeigen, wo sich die Teilnehmer aufhalten.
– Sentimentanalysen werten aus, wie Teilnehmer auf bestimmte Vorträge oder Redner reagieren.
– Engagement-Tracking erkennt, welche Inhalte am meisten Aufmerksamkeit erhalten.
Effekt: Unternehmen, die KI-gestützte Analysen nutzen, steigern die Effektivität ihrer Events um bis zu 25 Prozent. Das bedeutet: Bessere Events, bessere Entscheidungen, bessere Ergebnisse.
- Blick über den Tellerrand – Was die USA vormachen
Die Eventbranche in den USA ist der deutschen in vielen Bereichen einen Schritt voraus. Warum? Weil dort mutig in neue Technologien investiert wird.
Investitionsvolumen in KI (2023):
– USA: 67 Milliarden USD
– Deutschland: 1,91 Milliarden USD (Quelle: Statista)
Beispiel:
– In den USA sind 85 Prozent der Event-Agenturen bereit, KI-Tools für die Personalisierung zu nutzen.
– In Deutschland sind es nur 45 Prozent.
- Fazit – Jetzt oder nie!
Die KI-Revolution in der Eventbranche ist in vollem Gange. Die Frage ist nicht, ob Sie daran teilnehmen werden – die Frage ist, wann?
Bis zur nächsten Ausgabe (Teil 2 folgt im BlachReport 02.2025)!
Patric Weiler, CEO – Patric Weiler Business Consulting (PWBC), Experte für KI-gestützte Business-Transformation
**Über den Autor**
Patric Weiler ist eine prägende Persönlichkeit der internationalen Eventbranche und ein Vordenker in der Digitalisierung. Als Mitgründer von 7th Sense, einer der ersten crossmedialen Agenturen Europas, hat er das Zusammenspiel von Event- und Online-Marketing revolutioniert. Als Strategieleiter und stellvertretender Deutschlandchef von American Express prägte er die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Heute begleitet er mit seiner Beratung PWBC Unternehmen bei der digitalen Transformation und der Implementierung von KI in strategische Geschäftsprozesse. Er verfügt über einen internationalen MBA in Management und Communications, ist seit 20 Jahren Hochschuldozent und Management-Trainer, zertifizierter KI-Experte und einer der gefragtesten Experten für zukunftsorientierte Business-Transformation. 
**Über eBrain**
eBrain revolutioniert die Eventbranche als weltweit erstes KI-gestütztes Teilnehmermanagementsystem. Mit innovativen Automatisierungslösungen verschlankt eBrain komplexe Prozesse wie Teilnehmerregistrierung, Check-in, Kontingentmanagement und Datenauswertung. Veranstalter sparen bis zu 80 Prozent der Zeit, Fehlerquellen werden auf ein Minimum reduziert. eBrain läutet eine neue Generation von hoch performanten, KI-basierten Eventtech-Tools ein.
