Mit einem vierteiligen Workshop „How to do virtual“ präsentiert Tine Tripari vom BlachReport online die Meilensteine auf dem Weg zu einem erfolgreichen virtuellen Event und hat sich dafür mit der Eventplattform von Magnid auseinandergesetzt. Der Start mit dem ersten Teil unter dem Aspekt Planung und Konzept führte gleich zur ersten Fragestellung: Wie komme ich zu einem Plan beziehungsweise einer To-do-list für mein Projekt? Teil 2 greift die Vorbereitung, Teil 3 die Durchführung und Teil 4 die Nachbereitung auf.
Den ersten Meilenstein auf dem Weg zum erfolgreichen Hybrid-Event habe ich in Teil 1 des magnid Workshop erreicht: Meine Zielgruppe ist definiert, mein Veranstaltungsziel ebenso, die Kernbotschaft ist verfasst und magnid ist meine gewählte Partner-Plattform. Vor mir steht der nächste Step und die Hürde schlechthin für jeden Newcomer in der digitalen Event-Welt: die grafische Umsetzung und die sich darin anschließende Produktion der Inhalte.
Schnell stelle ich fest: magnid macht es einfach und leitet meine vielen Fragen zu klar konzipierten Checklisten, die ich eigentlich nur abarbeiten muss. Liste für Liste, Frage für Frage, immer ein Häkchen dahinter und weiter geht’s.
Der von mir gefürchtete Grafikpart startet mit der Frage nach den Anforderungen an die zu wählende Location. Welche Atmosphäre soll sie haben, womit identifiziert sich meine Zielgruppe und wie positioniere ich meine Marke? Atmosphäre und Anforderungen an die Venue differieren je nach Veranstaltungsformat – intern oder extern. Hinsichtlich der Anforderungen muss ich die User Journey und das Benutzererlebnis fest im Fokus haben – magnid liefert mir dazu Hilfreiches wie zum Beispiel Display-Optionen für Interaktionen, Flächen für Aktivitäten, Platz für Produktdemonstrationen und Messestände sowie zahlreiche Meetingräume.
Es gibt aber noch mehr zu bedenken. Zum Beispiel kann ich mich jetzt entscheiden, wie viele Breakouträume ich benötige und in welchem Rahmen meine Keynote stattfinden soll. Ein anderer wichtiger Aspekt, der bei vielen Events eine Rolle spielt, ist die Integration der Sponsoren. Ihnen muss ich Möglichkeiten zur Präsentation und der Aktivierung ihrer Zielgruppen einräumen – zum Beispiel mit Videoeinspielern.
Das nahezu unbegrenzt Mögliche in der digitalen Welt macht die Diskussion um die Atmosphäre deutlich: Was darf’s hier sein? Science Fiction mit Wow-Effekt, lockeres Strandfeeling für interne Veranstaltungen mit Spaßfaktor oder eine ungezwungene Atmosphäre im Trend der Zeit? magnid liefert dafür eine Vielzahl von Lösungsvorschlägen: Womit identifiziert sich meine Zielgruppe, womit mein Produkt? Die virtuelle Welt bietet auch hier ein breites Spektrum an Möglichkeiten, die genutzt werden wollen. Fest steht: es muss kein „normales Gebäude“ sein.
In meiner Lizenz sind bereits vier Standardarchitekturen enthalten. Ich kann also sofort loslegen – entweder mit dem, was bereits vorhanden ist, oder Individualisierungen in Photoshop kreieren. Das können Details oder komplette Set-ups beziehungsweise neue Templates sein. Sie werden anschließend hochgeladen und über den magnid Venue Designer in meinem Projekt ergänzt.
Grundsätzlich ist an dieser Stelle zu vermerken, dass magnid organisiert und ausspielt, aber keine Contentgestaltung ermöglicht. Dafür nutze ich andere Plattformen und Programme. Das gilt auch für Videos, die ich auf Vimeo lade und in magnid dann per Link embedde. Das Video läuft dann also auf Vimeo, was andererseits gut für die Geschwindigkeit sein kann, wenn sehr viele User einer Veranstaltung zugreifen.
Andere Dokumente und Anwendungen lassen sich ebenfalls über Links einbinden und dann für User in unterschiedlichen Gruppen individuell anbieten. Das kann für die Bereitstellung von Informationen für VIPs oder Pressevertreter ebenso sinnvoll sein wie für die Anforderungen verschiedener Teilnehmergruppen. Dafür lassen sich auch die Möglichkeiten von künstlicher Intelligenz oder AI nutzen, um diese Optionierung automatisch und selbstlernend anzuwenden.
Andere Einsatzmöglichkeiten beziehen sich dann vielleicht auf Programm-Highlights wie den Joga-Kurs oder eine kleines Gaming-Angebot für gestresste Kongressteilnehmer. Anschließend ließe sich noch eine Umfrage einbinden. Merke: Was den einen langweilt, will der andere unbedingt wissen oder machen . . .
Anforderungen, Atmosphäre, Style und Design, also die Identifizierungsparameter für meine Zielgruppe und mein Produkt, sind definiert und die nächste Frage stellt sich: Wie bereite ich die Inhalte auf? Die kommenden Gedanken fokussieren sich auf die Checkliste: Feinkonzeption der Inhalte und Erlebnisstruktur respektive Erstellung des Showflows. Mit welchem Content erreiche ich meine Zielgruppe? Welche Technologie und Medien sollte ich dafür nutzen?
Auftakt bildet die Erstellung einer Agenda, an deren Ende eine Erkenntnis steht: Die virtuelle Welt kann ein Segen sein, zumindest wenn es um die Limitierung der Eventdauer geht, denn es gibt keine. Inhalte lassen sich on demand bereitstellen, virtuell kann ich meine User noch über die Veranstaltung hinaus mit Inhalten versorgen. Zu den „do‘s“ gehört unter anderem die Limitierung der Sessions auf maximal eine Stunde, der Einbau von Pausen, von Fragerunden am Ende jeder Session und vieles mehr.
Die Zielgruppe will erreicht werden, magnid liefert hier Optionen für unterschiedliche Formate wie Videos, Live-Sessions, Diskussionsrunden und mehr, die Vermittlung von Content mithilfe von Online-Games oder die Interaktion mit den Teilnehmern.
Ebenso umfangreich ist das Spektrum zur Verfügung stehender Technologien, das von Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) über Digital Applause bis zur Proske Event App reicht, die umfangreiche Features unter anderem zur Nutzung für Interaktionen und zur Versendung von Push-Nachrichten enthält. An die Technologien schließt sich die Frage nach den zu nutzenden Medien an. Hier bieten sich zum Beispiel Teaser, Walk-trough Videos oder professionelles Recording an.
Weiter geht die wilde Jagd: Wie übertrage ich meine Live-Inhalte, welche nutzbaren Technologien gibt es? Mit Webinar-Platforms, Live-Zuschaltungen im Studio, Green Screen Behind the screens, Green Screen Live Interview oder LED-Wall stellt sich eine große Auswahl dem Anwender zur Verfügung.
Zur Technik gesellt sich der Mensch und der nimmt eine zentrale Rolle ein, gerade wenn es um die Moderation einer Veranstaltung geht. Gute Moderation ist wichtig. Die Fähigkeit, nahtlose Übergänge zu erzeugen, stille Momente zu füllen, das Publikum zu begeistern und Multitasking zu beherrschen, zeichnen einen guten Moderator aus. Den muss ich jetzt auswählen. Wer könnte das übernehmen?
Moderation ist eins – die Involvierung der Teilnehmer ein anderes. Mithilfe zahlreicher Engagement Tools gelingt es, sie in die Veranstaltung einzubinden. Probate Mittel sind Quizzes, Q & A Sessions, Whiteboard oder die Aufforderung der Teilnehmer zur Abstimmung per QR Code.
Das habe ich schon gelernt: Ein erfolgreicher virtueller Event basiert auf drei Säulen. Die erste: ansprechende Inhalte, die durch gute Moderation, unterschiedliche Formate, eine durchdachte User-Journey und Interaktionen der Teilnehmer beeinflusst wird. Die zweite: die Community, die geprägt ist durch die geschickte Nutzung der Technologie, um die Lücke zwischen realer und virtueller Welt zu schließen, durch die Erstellung der Faces Videos und durch eingeplante Sessions von Teilnehmer-Interaktionen. Die dritte Säule bilden Statistiken und Auswertungen – empfohlen ist hier die Analyse der Daten vom Start bis zum Ende des Events, auch um den Einfluss meiner Veranstaltung auf mein zuvor formuliertes Ziel auszuwerten.
Gibt es schließlich eine Feinkonzeption der Inhalte und Erlebnisstruktur, ist der Showflow erstellt, sind die Mittel zur Vermittlung meiner Inhalte bestimmt und die Technologien und Medien ausgewählt, geht es nun um die praktische Umsetzung der Inhalte.
Im folgenden dritten Teil unseres Workshops beschäftigen wir uns mit dem Bau des Venues, der Kommunikation unter dem Aspekt „Spread the Word“ und schließlich mit der Umsetzung der Live-Veranstaltung.
Mehr im Webcast über Eventplattformen.
