Mit einem vierteiligen Workshop „How to do virtual“ präsentiert Tine Tripari vom BlachReport online die Meilensteine auf dem Weg zu einem erfolgreichen virtuellen Event und hat sich dafür mit der Eventplattform von Magnid auseinandergesetzt. Der Start mit dem ersten Teil unter dem Aspekt Planung und Konzept führte gleich zur ersten Fragestellung: Wie komme ich zu einem Plan beziehungsweise einer To-do-list für mein Projekt? Teil 2 beschäftigte sich mit der Vorbereitung, während es jetzt in Teil 3 um die Durchführung geht. Teil 4 thematisiert die Nachbereitung.
Vielleicht noch ein Wörtchen zur Schreibweise und den vielen Hinweisen und Fragen. Ja, ich schreibe nicht immer fehlerfrei. Und nein, Magnid gibt es auch als magnid. Magnid groß ist die Firma, magnid klein das Produkt. Habe ich nicht erfunden . . .
Jetzt wird es praktisch. Die Aufbereitung der Inhalte ist der nächste Meilenstein auf dem Weg zum erfolgreichen virtuellen Event. Mit Unterstützung durch die magnid Hotline habe ich die für Newcomer schwierigsten Hürden für die grafische Umsetzung und Produktion der Inhalte genommen und starte jetzt mit der Venue-Erstellung.
Im Fokus stehen zunächst praktische Fragen: Wie gestalte ich die User Journey ansprechend und intuitiv? Wo platziere ich meine Inhalte? Per Drag and Drop im Venue Designer ist die Arbeit an verschiedenen Architekturen möglich, Content kann dem Venue hinzugefügt und eine individuelle User Journey kreiert werden – und das alles zur selben Zeit im DIY-Verfahren.
Damit die Rechnung aufgeht und mein Event wirklich erfolgreich wird, gibt es auch hier wertvolle Topics für die Entwicklung einer ansprechenden und intuitiven User Journey, in der die Inhalte clever platziert sind. Was ich nicht weiß, weiß magnid. Dazu sind Touchpoints der User zu durchdenken, die intuitive Bedienbarkeit steht im Fokus, umgesetzt durch Navigationspfeile, die klare Kennzeichnung der Touchpoints und anderes mehr.
Immer im Blick ist der User, der auf seinem Weg durch das Venue Erfahrungen sammelt und gezielt platzierte Inhalte konsumiert. Optionen dafür gibt es auf der magnid Plattform reichlich – beispielsweise machen Teaser-Videos neugierig und emotionalisieren, bewegte Avatare erzeugen Lebendigkeit und eine gezielte Besucherlenkung über den Welcome-Desk versorgt die Teilnehmer mit allen nötigen Informationen für ihre weitere Reise durch das Set-up. Starke Überzeugungskraft für virtuelle Events lieferte der CO2-Tracker am „Eingang“, der spielerisch darstellt, wie hoch der CO2-Fußabdruck für Virtual- und Live-Events ist.
Besucher wissen immer, was passiert. Dafür sorgt eine Agenda, und ein Floorplan hilft schnell bei der Navigation durch die „Location“. Schön für mich: Bei magnid gehört er zum Standard und wird automatisch in jeder Area angezeigt.
Ist auch diese Checkliste abgehakt, sind also die Inhalte strategisch clever platziert und die User Journey vorschriftsmäßig gestaltet, stelle ich mich dem nächsten Meilenstein: Wie preise ich meine Venue/Veranstaltung an und erzeuge Neugierde/Vorfreude? Kommunikation „spread the word“ ist hier das Stichwort, das Gedankenspiel kann losgehen: Wie erreiche ich meine Zielgruppe, wie spreche ich sie effektiv an, was sind mein Call to Actions? Wie erzeuge ich Dramaturgie?
Vorneweg – es gilt Chancen zu nutzen. Ein Beispiel kann das verdeutlichen: Die Einsparung von Zeit, Hotel- und Flugkosten macht den schnellen Besuch eines virtuellen Events attraktiv. Zurück zur Zielgruppe und der Frage, wie ich sie erreiche. Intern gelingt es über das Intranet und extern sind Social Media, Blogs, Posts, Fachforen und Newsletter bewährte Mittel.
Um schließlich eine nahtlose Kommunikation zu gewährleisten, ist besonders die Kompatibilität des Registrierungssystems mit der Venue unter der Fragestellung zu beachten: Hat die Plattform ein eigenes Registrierungssystem oder kann ich das von mir genutzte Registrierungssystem per Schnittstelle verknüpfen? Wieviel Flexibilität bietet mir die Plattform? DSGVO konform? Ist die Einhaltung interner Data Security Policy beziehungsweise Unternehmensrichtlinien gewährleistet?
Meine Kommunikation soll informieren und gleichzeitig die Neugier wecken. Dazu bedarf es einer Dramaturgie. Sieben Meilensteine pflastern den Weg zum Kommunikationserfolg, die ich beachten muss:
Pre-event Communication
Neugier erwecken und teilen von Einblicken
Planung einer Eröffnungsfeier
Live-Event Communication
Interaktives Spiel/Quiz zum Aufwärmen
SoMe/Networking
Post-event Communication / Verschicken von Follow-ups
Wenn alle Häkchen sitzen und die Checkliste abgearbeitet ist, ist es Zeit für den nächsten Schritt und die nächste Checkliste: Die Live-Veranstaltung – was gilt es bei ihr zu beachten?
Die Frage ist, ob ich genug Live-Support habe und eine klare Aufgabenverteilung stattfand, ob die Moderatoren/Speaker gut gebrieft sind, Teilnehmerperspektiven beachtet und Backup-Lösungen vorbereitet sind. Gefragt ist eine klare Aufgabenteilung beim Live-Support – Art und Umsetzung sind abhängig von Veranstaltungstyp. Je nachdem muss ich mich um Teilnehmermanager, Live Interaction Manager, Info Chat Support, Tech Chat Support, Kundenansprechpartner, Showcaller, Troubleshooter kümmern. Ebenso gefragt ist ein Perspektivwechsel beziehungsweise die besondere Beachtung der Teilnehmerperspektive. Wie nehmen die Teilnehmer die Veranstaltung wahr? Ein Live-Monitor für Moderatoren hilft bei der Deutung von Einblendungen. Die Beachtung der Erwartungshaltung der Teilnehmer wird hier unterstützt durch Q&A und die Live-Beantwortung der Fragen.
Nicht geht ohne Netz und doppelten Boden – gerade, wenn es die Technik betrifft. Falls mich diese im Stich lässt, sind Backup-Lösungen das „must have“. Puh, bloß nicht vergessen. Hat der Speaker plötzlich keine Internetverbindung mehr, bietet sich die telefonische Einwahl als Lösung an, während der Moderator überbrückt. Auch der Abbruch des Streams ist kein Problem mehr, wenn ein Backup-Stream oder der Wechsel zu einer Webinar-Plattform vorgesehen ist. magnid spart nicht mit Tipps für den unerwünschten Fall und rät Anwendern wie mir per Text Notifications im Venue, die Teilnehmer sofort über die Probleme zu informieren und die vorbereiteten Backup-Folien einzuspielen. Ja, habe ich alles gemacht. Läuft.
Vier Häkchen stehen nun für die Beachtung der Teilnehmerperspektive, die Vorbereitung der Backup-Lösung, das Briefing der Moderatoren und Speaker sowie für den ausreichenden Live Support und die klare Aufgabenteilung.
Jetzt will ich es wissen: Wie kann ich beurteilen, dass meine Veranstaltung erfolgreich war? Damit beschäftigt sich der vierte und abschließende Teil unseres Workshops „How to do virtual”.
