Fehler, Verspätungen und Ausfallzeiten haben in einem erfolgsorientierten Unternehmen nichts zu suchen, und dennoch treten diese Situationen auf. Sehr oft sind sie auf eine ineffiziente Verwaltung der Firmendokumente zurückzuführen. Dies gilt insbesondere für die Unternehmen, die sich trotz des technologischen Fortschritts und des leichten Zugangs zu modernen Lösungen noch nicht für deren Einführung entschieden haben. Doch es ist nie zu spät, dies zu ändern! Hier sind zwei Verbesserungen, die Sie als Erstes vornehmen sollten, um das Dokumentenmanagement schnell und effizient zu gestalten und den modernen Standards gerecht zu werden.
Elektronischer Dokumenten-Workflow und seine Auswirkungen auf die Qualität des Dokumentenmanagements
Die Zeiten, in denen Unternehmen gezwungen waren, Dokumente ausschließlich in Papierform zu verwalten, gehören der Vergangenheit an. Die meisten bewussten Unternehmen verwenden heute elektronische Dokumente, und es lohnt sich, ihrem Beispiel zu folgen. Der elektronische Dokumenten-Workflow beseitigt praktisch alle Probleme, die mit der Papierdokumentation verbunden sind, und hebt die Arbeitsweise des Unternehmens auf ein neues, höheres Niveau.
Dank der Einführung des elektronischen Dokumenten-Workflows im Unternehmen können die Betriebskosten des Unternehmens gesenkt, der Informations- und Aufgabenfluss zwischen einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen und Niederlassungen optimiert, das Dokumentenmanagement rationalisiert, vertrauliche Daten besser geschützt und die mit dem Dokumenten-Workflow verbundenen Prozesse effizient und kontinuierlich überwacht werden. Das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren oder zu zerstören, wird ebenfalls minimiert. Einsparungen – in Form von Geld, Zeit und Ressourcen – sind ebenfalls wichtig.
Ein modernes elektronisches Dokumentmanagementsystem
Das Konzept des elektronischen Dokumentenumlaufs ist untrennbar mit dem Dokumentmanagementsystem (DMS) verbunden. Das DMS-System ermöglicht die Umsetzung aller Grundsätze des elektronischen Dokumentenumlaufs und die elektronische, vollautomatische und optimierte Verwaltung von Dokumenten. Ihre Hauptaufgabe ist die Digitalisierung von Dokumenten, d. h. die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente und deren Weiterverarbeitung in dieser Form für berechtigte Nutzer.
Das große Interesse von Geschäftsanwendern sowohl am Konzept des elektronischen Dokumenten-Workflows als auch an Dokumentmanagementsystemen hat dazu geführt, dass inzwischen eine große Anzahl von Systemen der DMS-Klasse auf dem Markt der IT-Lösungen für Unternehmen zu finden ist.
Oft stellt sich jedoch heraus, dass die geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens darauf hindeuten, dass ein Unternehmen nicht in ein fertiges DMS mit begrenztem Funktionsumfang investieren, sondern eine Software kaufen sollte, die das Rückgrat seiner gesamten IT-Architektur bildet. Es lohnt sich nicht, als Reaktion auf neue geschäftliche Erfordernisse, die sich von Zeit zu Zeit ergeben, die Organisation mit einem weiteren System von begrenztem Nutzen auszustatten. Eine solche Strategie führt oft zu Chaos und Desorganisation (und stellt eine große Herausforderung für die Fachleute dar, die für die Pflege einer solchen Architektur verantwortlich sind). Eine viel bessere Lösung sind Tools, mit denen Unternehmen mit Hilfe ihrer internen IT-Abteilung selbst perfekt angepasste Anwendungen erstellen können. Solche Lösungen sind Low-Code-Plattformen, die eine agile und schnelle Entwicklung neuer Anwendungen per Drag&Drop ermöglichen. Mit einer solchen Lösung kann ein Unternehmen nicht nur seinen eigenen elektronischen Arbeitsablauf erstellen, sondern auch eine Vielzahl anderer Geschäftsanwendungen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Da sie über eine einzige Low-Code-Plattform entwickelt werden, ist die Wartung einfach und die Benutzerakzeptanz sehr hoch.
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