epicto hat die ersten größeren Indoor-Events in der Rhein-Neckar-Region seit Inkrafttreten der durch die Pandemie bedingten Veranstaltungsverbote umgesetzt. Einem detailliert ausgearbeiteten Sicherheits-, Hygiene- und Infektionsschutzkonzept kam besondere Bedeutung dabei zu.
Eine geplante Fusion der Volksbanken Kurpfalz und Weinheim war Anlass für die Veranstaltungen. Zwingende Voraussetzung für den Zusammenschluss ist die Zustimmung der Vertreter beider Institute, welche ursprünglich im Mai 2020 auf zwei separaten Versammlungen eingeholt werden sollte. Die durch die Pandemie bedingten Einschränkungen machten die Umsetzung der Veranstaltungen dann nicht möglich. Alternativ eine virtuelle Zusammenkunft oder ein schriftliches Umlaufverfahren durchzuführen kam für die Vorstände aufgrund der Tragweite des Vorhabens nicht infrage.
Gerettet wurde der Zeitplan für die am 19. September 2020 offiziell zu vollziehende „technische Fusion“ durch zwei Vertreterversammlungen, welche mit jeweils bis zu 300 Teilnehmern am 29. Juli und am 30. Juli in der fast 8.100 qm messenden Mannheimer Maimarkthalle ausgerichtet wurden. Für das mit Ordnungs- und Gesundheitsamt der Stadt Mannheim abgestimmte Sicherheits-, Hygiene- und Infektionsschutzkonzept war epicto aus Edingen-Neckarhausen verantwortlich.
„Bei epicto haben wir die Modalitäten für eine sichere Durchführung der Veranstaltungen erarbeitet“, sagt Stefan Stamm, Technischer Betriebsleiter bei epicto. „Es handelt sich um die ersten genehmigungspflichtigen Indoor-Events in der Rhein-Neckar-Region seit Beginn der Pandemie. Das bei epicto erstellte Konzept wurde vom verantwortlichen Ordnungsamt und vom Gesundheitsamt ohne Beanstandungen akzeptiert.“
„Zu einem umfassenden Sicherheitskonzept gehört bei Veranstaltungen selbstverständlich auch die An- und Abreise der Teilnehmer“, erklärt Stamm. „Wir können nicht riskieren, dass es beim Eintreffen der Gäste zu einem Rückstau an der Akkreditierung kommt, weshalb wir vor der Halle Pagodenzelte aufgestellt haben, dank welcher sich Wartende im Schatten beziehungsweise geschützt vor Regen aufhalten können. Für ältere oder gebrechliche Personen stehen bei Bedarf Stühle bereit. Darüber hinaus haben wir einen Sanitärcontainer nahe der durch Einweiser betreuten Parkflächen bereitgestellt, und als weitere Maßnahme wurde der Einlasszeitraum gegenüber früher üblichen Gepflogenheiten deutlich verlängert.“
Alle Teilnehmenden wurden im Rahmen des von den Volksbanken verantworteten Einladungsmanagements frühzeitig über die bei den Events zu beachtenden Hygieneregeln informiert.
Für die Events waren in der Maimarkthalle Tisch beziehungsweise Sitzplatzblöcke für jeweils 25 Personen eingerichtet worden. Auf diese Weise konnte die so genannte „besondere Rückverfolgbarkeit“ sichergestellt werden: Jedem Veranstaltungsteilnehmer war ein definierter Sitzplatz zugewiesen.
Die Planung beinhaltete ein Wegeführungskonzept, durch dessen Struktur sich die Laufwege der Teilnehmer nicht unnötig kreuzten. Verwendung fanden in diesem Zusammenhang neben Pfeilmarkierungen, Pylonen und Absperrgurten auch Displays, deren 40“-Bildschirme alternierend zu Sitzplatzübersicht und Wegeführung auch Hygiene-Verhaltensregeln anzeigten. Inhalte wurden lokal von USB-Sticks abgerufen, so dass auf das Verlegen von Netzwerkkabeln verzichtet werden konnte.
Insgesamt acht Display-Stationen hatte epicto in der Location aufgestellt und basierend auf einer Idee von Stefan Stamm modifiziert: Zwischen den senkrechten Stelen der Audipack-Monitorhalterungen waren mithilfe eigens angefertigter Metallhalterungen Seifen- und Desinfektionsmittelspender aus der Alpha-Serie von Air-Wolf angebracht.
Die Gästeakkreditierung beinhaltete neben den üblichen Prozessen auch Vermerke zu Ankunftszeit und Beendigung des Besuchs; wäre es im Anschluss an die Vertreterversammlungen zu einem Infektionsfall gekommen, hätte man dem Gesundheitsamt zwecks Kontaktverfolgung eine vollständige Dokumentation mit sämtlichen Teilnehmerdaten übermitteln können.
Nach der Akkreditierung begaben sich die Volksbankvertreter unmittelbar zu den ihnen fest zugewiesenen Sitzplätzen. Die Besucherführung war derart angelegt, dass Zugänge zum Innenraum der Halle klar als Ein- oder Ausgänge gekennzeichnet waren; die Gäste wurden auch durch Hinweise auf der zentralen Projektionsfläche informiert. Beim Verlassen des Sitzplatzes waren die Teilnehmenden angehalten, die von ihnen mitgeführten Mund-Nasen-Bedeckungen aufzusetzen.
Die Veranstaltungsdauer betrug an jedem der beiden Abende rund vier Stunden. Das Catering lag in Übereinstimmung mit dem Infektionsschutzkonzept hygienisch einwandfrei verpackt in Form eines Lunch-Pakets (mit Einwegbesteck und Desinfektionstuch) auf den Tischen der Teilnehmer bereit. Während der Veranstaltung wurden auf den Tischen befindliche Abfälle von eingewiesenem Personal abgeräumt und Getränke (in Flaschen, kein offener Ausschank!) bei Bedarf nachgereicht.
Als Teil des Sicherheitskonzepts war während der Veranstaltungen ein „Krisenstab“ anwesend, zu dem auch Vertreter der beteiligten Volksbanken sowie Mitarbeiter der Maimarkthalle gehörten.
Für die epicto Mitarbeiter wurde ebenfalls ein Schutzkonzept entwickelt. Neben Mindestabstand und dem Tragen einer Mund- und-Nasen-Bedeckung in beengten Situationen wurden feste Kleingruppen gemäß der so genannten „Kohorten-Regelung“ (Teams arbeiten Schicht im Wechsel und begegnen sich nicht) gebildet. Arbeitswerkzeuge wurden personalisiert und sollten nicht von unterschiedlichen Personen genutzt werden. Raucher verbrachten Pausen einzeln im Freien.
Im Backstage-Bereich waren Desinfektionsmittelspender verfügbar, und auf einem Display wurden Hygieneregeln sowie Hinweise zum Arbeitsschutz gezeigt. Die Türen in der Maimarkthalle standen während der Aufbauphase offen, wodurch das unnötige Berühren von Klinken und Griffen vermieden wurde. Es wurde dokumentiert, welcher Mitarbeiter in welchen Zeiträumen im Rahmen der Veranstaltungsvorbereitung tätig wurde. Alle an der Umsetzung der Events beteiligten epicto Mitarbeiter erhielten eine Unterweisung, welche einen besonderen Schwerpunkt auf die „Biologische Gefährdung durch das Coronavirus SARS-CoV-2“ legte.
„Da es sich um neuartige Umstände handelt, werden in Zukunft alle Beteiligten noch intensiver miteinander kommunizieren müssen, damit sich sämtliche Informationen zu den geltenden Regeln in den beteiligten Gewerken auf jeder Ebene verbreiten“, fasst Stamm zusammen. „Als Sicherheitsverantwortlicher bewegt man sich hier auf einem schmalen Grat: Einerseits sollen die wiederholten Hinweise auf die geltenden Regeln nicht nerven und eventuell sogar Trotzreaktionen hervorrufen; andererseits ist es natürlich sehr wichtig, dass sich alle an die Vereinbarungen halten und Letztere so verständlich wie möglich übermittelt werden.“
Info: www.epicto.de
Vertreterversammlungen (Fotos: Cornelius Pfannkuch)
