Nach der erfolgreichen Umsetzung der statischen Weltpremiere des neuen Caddy 5 im Februar 2020 in Düsseldorf konnte sich die event it AG aus Hannover in einem mehrphasigen Pitch erneut gegen namhafte Agenturen durchsetzen und erhielt auch den Auftrag zur dynamischen Presse-Fahrzeugtestfahrt des Caddy 5 für Volkswagen Nutzfahrzeuge (VWN).
Unter dem Motto „Der neue Caddy – 5. Generation | work, life – unlimited“ fand die Vorstellung im Oktober 2020 vor nationalen und internationalen Pressevertretern in Oberbayern statt. Die Gäste bekamen vor Ort in sechs Veranstaltungswellen die Möglichkeit, den Caddy 5 ausgiebig dynamisch zu testen. Zudem wurden Workshops mit VWN-Experten angeboten sowie eine abendliche Pressekonferenz mit Vorstandsbeteiligung. Volkswagen Nutzfahrzeuge zeigte bei diesem Event einen Klassiker in neuem und der Zeit angepassten Design als eine Fahrzeugvariante für alle, die einen flexiblen Pkw mit viel Raum suchen. Die Einbindung zahlreicher Start-Up-Unternehmen in der Region eröffnete den weit über 200 internationalen Medienvertretern zudem zahlreiche Anknüpfungspunkte für ein Storytelling rund um Marke und Modell.
Bei der dynamischen Presse-Fahrzeugpräsentation des Caddy 5 zeichnete sich event it als Lead-Agentur auch verantwortlich für die kreative Konzeption des Projekts. Der konzeptionelle Schwerpunkt der Full-Service-Agentur lag auf der Erarbeitung eines umsetzungssicheren Konzepts mit Blick auf die Covid-19-Pandemie. „Für uns war unmittelbar klar“, so event it Vorstandsvorsitzender Markus Scheele, „dass in dieser speziellen Situation ein planungssicheres Konzept an einem Ort in Deutschland im Fokus stehen muss. In Kombination mit unserem fundierten Hygienekonzept konnten wir uns damit im Pitch durchsetzen.“ Es freue ihn und stimme ihn zuversichtlich, so Markus Scheele, „dass wir zu Hochzeiten der Pandemie eine für Gäste und Mitarbeiter sichere Veranstaltung durchführen konnten, die zudem noch alle vom Kunden gesetzten Ziele erfüllte.“
In das Leistungsangebot von event it fiel auch die Entwicklung und Umsetzung eines komplexen Hygienekonzeptes für Gäste und Crew. Bereits im Rahmen der Pitches wurde durch zertifizierte inhouse-Hygieneberater ein umfangreiches Konzept erarbeitet und eingereicht. Nach Beauftragung konnte auf dieser Basis weitergearbeitet und eine erfolgreiche Umsetzung in Zeiten der Pandemie sichergestellt werden. Das Konzept setzte bei der Anreise an und reichte über die kontaktlose, digitale Akkreditierung und den Cateringbestellprozess bis hin zur Aufbereitung der Testfahrzeuge und die Abreise der Teilnehmer.
Speziell beim Catering überzeugte event it mit seiner IT-Kompetenz. Hier kam ein eigens entwickeltes digitales Bestellsystem zum Einsatz, das die Gäste außerordentlich gut bewerteten. Per Scan des individuellen Barcodes auf dem Tisch konnte der Gast mit seinem eigenen Smartphone auf der digitalen Menükarte Speisen- und Getränke auswählen. Die Bestellung kam per Bondrucker an der jeweiligen Cateringstation an, wurde entsprechend bearbeitet und durch das Servicepersonal kontaktlos zum Gast an den Tisch geliefert.
Zu den Aufgaben und Herausforderungen des Projekts gehörte sowohl die Entwicklung einer Leitidee und eines Raum- und Cateringkonzepts als auch die Erarbeitung eines Fahrprogramms auf attraktiven Teststrecken. Außerdem betreute event it das Teilnehmermanagement, stellte Hostessen zur Verfügung und verantwortete die Fahrzeug- und Gästelogistik ebenso wie die Koordination der Gewerke und ihre Steuerung. „Bei diesem komplexen Projekt konnten wir unser Leistungsportfolio ausspielen und alle Geschäftsbereiche von event it involvieren“, so Markus Scheele.
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