Nach pandemiebedingter Pause suchte die internationale Software-Schmiede Zendesk wieder den direkten Kontakt zu Kunden, Prospects und Partnern und beauftragte mit der Konzeption, Planung und Durchführung der Veranstaltung seinen langjährigen Agenturpartner von gruen zu blau aus Neubiberg. Besondere Gewichtung beim Projekt „Zendesk Presents“ legte Laura Reiser, Marketing Strategist & Concept Developer von Zendesk, dabei auf Business-Austausch, Interaktivität und Nachhaltigkeit sowie die Option, den Event anschließend als Content-Basis für eine integrierte Multichannel-Marketingkampagne nutzen zu können.
Das Agentur-Team um die beiden Geschäftsführer Volker Berlin und Bastian Elbauer entwickelte auf dieser Basis ein interaktives Format mit zehn Experience Areas für 220 Personen vor Ort in den Bolle Festsälen in Berlin. Bespielt wurden die „Kapelle“ sowie der „Festsaal“. Weitere 200 Gäste nahmen per Livestream am Event teil.
Die „Kapelle“ wurde von der runden Centerstage mit sechs Meter Durchmesser dominiert, die nach hinten mit einer ebenfalls runden Bühnenrückwand ihren Abschluss bekam. Hier traten Sprecher und Keynoter wie Sascha Lobo auf. Direkt dahinter blieb Platz für die Registrierung.
Das gewählte offene Raumkonzept bekam durch die verschiedene Experience Areas weitestmögliche interaktive Nutzungsmöglichkeiten und brachte so alle Voraussetzungen für das gewünschte Networking mit. Zu den Areas gehörten Angebote wie eine Barista Bar, die Loop Station, eine Street Art Wall, die von Künstlern live gestaltet wurde, ein Health Garden, die Solutions World oder auch ein Partner Eco System. In der Gesamtheit entstand so eine vielfältige Erlebniswelt für die Gäste.
An allen Stationen hatten die Teilnehmenden eigene Aktionsmöglichkeiten. Beispielsweise konnten sie über eine eigens programmierte App an den einzelnen Catering-Stationen ihre Speisen und Getränke bestellen und selbst abholen. Die dazugehörenden Rezepte sowie weitere Informationen waren hinterlegt und konnten zum Nachkochen mitgenommen werden.
Abgerundet wurde das interaktive Konzept von einer eigenen Moderation für die virtuellen Gäste, um das Live-Erlebnis adäquat für sie transportieren zu können. Ziel war es, den zugeschalteten Teilnehmern das gleiche intensive Event-Erlebnis zu vermitteln. Dafür wurden alle Experience Areas besucht, erklärt und auch immer wieder Gäste vor Ort in Gespräche eingebunden. Wahlweise ließen sich dafür drei Stages nutzen.
In der praktischen Umsetzung bekam das Thema „Nachhaltigkeit“ eine besondere Beachtung, was sich besonders im Event- und Messebau widerspiegelte. Als Material wählte das von gruen zu blau-Team beispielsweise Holz, um schon durch die Wiederverwendbarkeit ein klares Signal zu setzen. Für die Dekoration kamen dazu passend zahlreiche Pflanzen zum Einsatz.
Zu einer besonderen Herausforderung für die Agentur wurde die kurze Planungszeit von nur wenigen Wochen. Bis zum Zeitpunkt der Auftragserteilung existierten weder Pläne für ein Konzept noch andere Vorbereitungen. „In nur zwei Monaten haben wir dann das umfangreiche und individuelle Konzept ausgearbeitet und umgesetzt. Gerade im Bereich der Messe- und Eventbauten war das eine große Herausforderung“, so Volker Berlin von der Agentur von gruen zu blau.
Der Einsatz hat sich gelohnt: Zendesk zeigte sich ausgesprochen zufrieden mit den Besucherzahlen und dem Gesamtergebnis seines ersten Events in der Post-Covid-Phase und gab noch vor Ort die Zusage für die Planung und Ausrichtung weiterer nationaler und internationaler Veranstaltungen an von gruen zu blau.
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