Zum wiederholten Mal beauftragte einer der größten deutschen Versicherer die inhabergeführte Agentur Creative Tours + Concepts mit Sitz in Wiesbaden für die Planung und Durchführung der Zentralen Beiratskonferenz. Am 20. und 21. März 2023 fand der Corporate Event mit 200 Teilnehmern in der XPost Köln erstmals nach der zweijährigen Corona-Pause wieder live statt.
Creative Tours + Concepts verantwortete Konzeption und Umsetzung des Events, der auf Networking, Kundenpflege und Information fokussierte. Zum Leistungsumfang der Agentur zählten das Management der Gästeanreise am Vortag, das komplette Teilnehmermanagement, ihre Akkreditierung und der teilweise Pre-Check-in, das Kulturprogramm in Kleingruppen sowie die individuellen Transfers von und zum Flughafen und Hauptbahnhof.
Zu den Anforderungen dieses Events zählte die Realisierung einer Frontalsituation und einer Fishbowl-Bestuhlung mit einem Innen- und einem Außenkreis aufgrund fehlender Umbauzeiten im gleichen Set-up. Als Herausforderung bei der Projekt-Durchführung erwiesen sich die Brandschutzauflagen im Zusammenhang mit dem Bestuhlungsplan, der in der Fishbowl-Konstellation vorgesehen war.
Eine passende optische Lösung entstand für das Tagungscatering im Veranstaltungsraum durch ein eingesetztes Layher Gerüst in Doppelfunktion: als Abtrennung zum Rest der Halle und zur Platzierung des Caterings im Raum, um die rund 200 Gäste direkt im Tagungssaal zu versorgen. „Man musste hier mit einem sehr durchdachten und sehr smarten Konzept arbeiten, um an dieser Stelle eine Veranstaltung erfolgreich durchführen zu können“, erklärt Conny Lobert, Geschäftsführerin von Creative Tours + Concepts, die Herausforderungen in dem 4.000 Quadratmeter großen, denkmalgeschützten Gebäude der XPost – einem ehemaligen Paketzentrum.
Als Kontrast zu den sensiblen und gradlinigen Tagungsinhalten setzte die Agentur dabei auf eine Dekoration im „urban style“ und auf ein Catering mit eingeweckten und fermentierten Speisen, was auch den Nachhaltigkeitsaspekten gerecht wurden. Außerdem ließen sie sich für eilige Gäste zur Mitnahme nutzen.
Für die Ausstattung der Veranstaltung sorgten JMT, Professional Sound Service und Kofler & Kompanie. Beim Get-together im Loft der Kölner Eventlocation präsentierte das Team von Kofler & Kompanie einen Mix aus Flying- und Live-Stationen und bot damit ein Erlebniscatering unter Berücksichtigung lokaler Spezialitäten.
